Schvalování docházky zaměstnancem

Připravili jsme pro Vás funkci, která Vám pomůže snížit náklady na tisk.
V případě, že ve Vaší organizaci tisknete výkaz pracovní doby Vašich zaměstnanců, který je nutný opatřit jejich podpisem, tak nově bude možné tento výkaz potvrdit digitálně přes CYGNUS tzn. nebude nutné fyzicky výkaz podepsat. V případě, že budete chtít i nadále výkaz tisknout a fyzicky podepisovat, tak Vás nijak neomezíme, vše funguje při starém.

Také jsme přidali možnost otevřít výkaz docházky pouze jednoho zaměstnance.

Nemusíte se obávat, že by tento proces omezil zpracování mezd. Podklady pro mzdy budete mít připravené, i když některý zaměstnanec výkaz potvrdí později, například z důvodu nemoci, nebo přijde na směnu až po zpracování platů. Stejná situace jako u klasické tištěné verze.

OBSAH

• 1. Nastavení práv
• 2. Uzávěrka měsíce
• 3. Odeslat výkazy zaměstnanců k potvrzení
• 4. Schválení výkazu zaměstnancem
• 5. Neschválení výkazu zaměstnancem - připomínka
• 6. Otevření výkazu jednoho zaměstnance
• 7. Znovu odeslání výkazu k potvrzení
• 8. Historie stavu výkazu

1. Nastavení práv

Aby bylo možné poslat výkaz k potvrzení, musí mít dotyčný uživatel v šabloně práv povoleno “Odesílání výkazů zaměstnanců k potvrzení"

Kde? Nastavení - Systém - Uživatele a přístupová práva - Šablony práv.

2. Uzávěrka měsíce

V prvním kroku je potřeba uzavřít výkaz zaměstnance přes denní zámek. Pravým tlačítkem kliknete na poslední den v měsíci a vyberete Uzamknout docházku k 31.3.2023 (v našem případě).

KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky - Otevřít výkaz zaměstnance. 

3. Odeslat výkazy zaměstnanců k potvrzení

Nyní můžete poslat výkaz docházky ke kontrole Vaším zaměstnancům.

KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky - 3. Operace - 4. Odeslat výkazy zaměstnancům k potvrzení.

Následně vyberete zaměstnance a potvrdíte tlačítkem OK.
Všimněte si prosím, že v této tabulce chybí paní Lipná a Nová. Je to z toho důvodu, že zaměstnanci nemají přístup na sekci Můj Cygnus.

Nyní vidíte, že v přehledu výkazu se zobrazily nové barvy. Po najetí myší na danou barvu uvidíte více informací. 

7. Oranžová barva značí, že bylo odesláno zaměstnanci do Můj Cygnus.

8. Šedá barva značí, že zaměstnanec nemá přístup na Můj Cygnus.

4. Schválení výkazu zaměstnancem

Po přihlášení do CYGNUS, zaměstnanec klikne na Můj Cygnus - Docházka - Výkazy docházky a přes tlačítko zobrazit výkaz si může zkontrolovat vlastní výkaz.

Zobrazí se mu výkaz docházky zaměstnance a rovnou může výkaz potvrdit

Následně vedoucí už v přehledu výkazu docházky vidí aktualizovaný stav. Je vidět zelená barva a po najetí myší na danou barvu vidí datum i čas kdy došlo ke schválení výkazu.

5. Neschválení výkazu zaměstnancem - připomínka

Zaměstnanec si může všimnout, že výkaz není správně připraven a může tak vedoucího upozornit. Zaměstnanec bude postupovat stejně jako v bodu číslo 3, s tím rozdílem, že místo tlačítka Potvrdit výkaz klikne na Připomínkovat. Napíše konkrétní připomínku a potvrdí tlačítkem OK.

Jak tedy zareagovat na danou připomínku?
Vždy záleží na Vašem nastaveném procesu, kdy si této připomínky může všimnout jak vedoucí, tak mzdová účetní. 

V přehledu výkazu uvidíte červenou barvu, po najetí myší uvidíte detail připomínky

Uživatel s dostatečným oprávněním, převážně mzdová účetní může kliknout na daného zaměstnance pravým tlačítkem a vybrat volbu Otevřít měsíc zaměstnanci. 

Je potřeba otevřít výkaz daného zaměstnance a následně zrušit denní zámek přes pravé tlačítko (3) a opravit nebo doplnit chybějící údaje (4) a poté Uzavřít a odeslat (5).

Následně se otevře okno, kde můžete vepsat Váš komentář a potvrdíte tlačítkem OK.

Poté může zaměstnanec potvrdit svůj výkaz viz bod číslo 3. Schválení výkazu zaměstnancem.

6. Otevření výkazu jednoho zaměstnance

Tato možnost se hodí především když chcete znovu udělat opravu ve výkaze jednoho zaměstnance, například změna úvazku se zpětnou platností. 

Kliknete pravým tlačítkem nad jménem zaměstnance a vyberte volbu Otevřít měsíc zaměstnanci. Poté už můžete pracovat jak jste zvyklí. 

7. Znovu odeslání výkazu k potvrzení

Platí, že pro odeslání k výkazu, ke schválení, musí být měsíc uzavřen.
Můžete to provést u jednoho zaměstnance podobně jako u obrázku výše, s tím rozdílem, že vyberete možnost Uzavřít měsíc zaměstnanci.

Případně můžete provést klasické uzavření všech zaměstnanců.

Nyní můžete jednotlivci znovu odeslat výkaz k potvrzení. Poznámka není povinná, ale může se Vám hodit.

Znovu odeslat výkaz k potvrzení můžete i pro více zaměstnanců. Přes tlačítko Operace a Odeslat výkazy zaměstnancům k potvrzení. 

V následujícím okně můžete vybrat všechny zaměstnance a potvrdíte tlačítkem OK.

Následně se Vám otevře okno, kde můžete opět vložit poznámku, která není povinná.

8. Historie stavu výkazu

V této funkci se dozvíte, kdy byl výkaz odeslán zaměstnanci k potvrzení, připomínkováno zaměstnancem,, potvrzen zaměstnancem. Tuto informaci získáte když kliknete pravým tlačítkem nad jménem zaměstnance a vyberte volbu Historie stavu výkazu.

Následně uvidíte tabulku s požadovanými informacemi.