OBSAH

• Archivace klientů a jejich dokumentace
  • Provedení archivace
• Skartace klienta a jeho dokumentace v CYGNUS
  • Co je potřeba předem ověřit
  • Jak postupovat
  • Co po skartaci zůstane

Archivace klientů a jejich dokumentace

Archivace dokumentace, je jedním z nástrojů, jak oddělit stále aktivní dokumentaci od té, s kterou se už nebude dál pracovat, protože klientovi už není delší dobu poskytována péče. Archivace dokumentace by se měla řídit archivačním a skartačním řádem, který je definován přímo ve Vašem zařízení a určuje, jak dlouho má být dokumentace v archivu a kdy má proběhnout její skartace.

Provedení archivace

Archivaci dokumentace lze provést pouze pokud máte v šabloně práv povoleno:

• Správa ošetřovatelské dokumentace 

Archivaci spustíte klepnutím na tlačítko Operace a výběrem položky Archivace klientů.

(KDE? Klienti – Klienti zdravotní péče) 

V otevřeném okně zvolte datum archivace a zatrhněte klienty, které chcete archivovat. 

Klepnutím na tlačítko OK archivaci potvrdíte.

Skartace klienta a jeho dokumentace v CYGNUS

Skartace slouží k odstranění dokumentace a anonymizaci osobních údajů klienta po uplynutí stanovené doby uchování. Skartaci provádí výhradně zákaznická podpora IRESOFT. Uživatel ani administrátor zařízení ji nemůže samostatně spustit.

Co je potřeba předem ověřit

• Klient je v programu archivovaný. Samotné ukončení služby nestačí.
• Uplynula doba uchování stanovená skartačním řádem nebo plánem vašeho zařízení.
• Uplynula také skartační lhůta nastavená v programu CYGNUS. Její nastavení řeší zákaznická podpora IRESOFT.

Jak postupovat

1. Určete klienty a dokumentaci určenou ke skartaci. Ověřte, že dokumentaci již lze podle pravidel vašeho zařízení skartovat.
2. Kontaktujte zákaznickou podporu IRESOFT. Sdělte, kterých klientů a jakých typů dokumentace se požadavek týká.
3. Ověřte splnění podmínek a rozsah skartace. Ve spolupráci se zákaznickou podporou ověřte, zda jsou klienti archivovaní a zda uplynula nastavená skartační lhůta.
4. Po odsouhlasení provede skartaci zákaznická podpora IRESOFT.

Skartace je okamžitá a nevratná. Smazanou dokumentaci ani anonymizované osobní údaje nelze obnovit.

Co po skartaci zůstane

Záznam klienta není při skartaci z databáze zcela odstraněn. Příslušná dokumentace se odstraní a osobní údaje se anonymizují. Finanční částky a návaznosti potřebné pro vyúčtování a uzávěrky zůstávají zachovány, avšak bez možnosti identifikace klienta.

Pokud má klient více služeb, žádostí nebo vazeb na zdravotnická pracoviště, společné osobní údaje se anonymizují až při skartaci poslední z těchto vazeb.

Skartovaného klienta již nelze vrátit z archivu.