MPSV a OKSystem

•    Jak si připravit data o klientech   
•    Oprava chyb u načtených údajů o klientech   
•    Oprava osobních údajů klienta   
•    Údaje pobytové formy   
•    Údaje ambulantní formy   
•    Údaje terénní formy   
•    Závěrečná kontrola   
•    Export do souboru   
•    Jak nahrát údaje klientů a zaměstnanců do aplikace OKSlužby a odevzdat výkaz   
•    Video ze školení Jednoduché vykazování dat o pobytových službách v MPSV   

Vykazování statistických dat je každoročním úkonem každého poskytovatele sociálních služeb. Poskytovatel vykazuje vybrané údaje o klientech do aplikace OKSlužby – Poskytovatel a to do 30. června daného roku. 

Informační systém CYGNUS vám pomůže právě s přípravou dat o klientech ve formě souboru, který pak do aplikace OKSlužby – Poskytovatel naimportujete. Data za uplynulý rok jsou v programu připravena vždy zhruba měsíc před termínem pro vykázání. 

Informace o tom, jak pracovat v aplikaci OKSlužby – Poskytovatel naleznete pod tímto odkazem.

Jak si připravit data o klientech

Vykazujete rok, ve kterém jste přecházeli na CYGNUS? Nejprve si připravte data v předchozí verzi informačního systému. Místo exportu jen odešlete tlačítkem data do CYGNUS 2.

Přípravu dat proveďte v podsekci Vykazování statistických dat (MPSV) za správně zvolený předchozí rok 2018.

(KDE? Statistiky – Klienti – Výkazy statistik)

Klepněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Načíst registrované služby.

V otevřeném okně zatrhněte služby, které chcete zpracovat (obvykle všechny). Pokud máte na starosti pouze jednu ze služeb, zatrhněte pouze ji. Výběr hotov? Potvrďte klepnutím na OK.

Zkontrolujte načtené základní informace o službě, jako je název, identifikátor a další údaje. Pro úpravu na řádek služby poklepejte.

V otevřeném okně můžete změnit především název a identifikátor služby.
Pokud poskytujete, zatrhněte poskytované fakultativní činnosti.

U některých služeb se dále řeší odborný odhad časového podílu činností na setkání.

Hotovo? Uložte klepnutím na OK.

Oprava chyb u načtených údajů o klientech

Poskytovaná služba, která má u sebe zobrazen oranžový trojúhelník s vykřičníkem, potřebuje provést opravy. Označte ji a klepněte na tlačítko Opravit klienty.

Vzhledem k tomu, že data načítáte ze systému, opravy nemusí být žádné nebo v malém rozsahu. Záleží čistě na tom, jak moc máte karty klientů vyplněny a zdali používáte naplno možnosti sociální dokumentace.

V otevřeném okně se zobrazí seznam klientů k vykázání. Seznam jmen klientů a oddělení se do statistiky nepřenáší. Slouží pro vás, k lepší orientaci při úpravě a doplnění údajů klientů. Klient bude do aplikace OKSlužby - poskytovatel na portálu MPSV vyexportován bez těchto údajů a pouze s s přiděleným ID

Oprava osobních údajů klienta

Zkontrolujte osobní údaje. Pro přehlednost si můžete zatrhnout pouze volbu v horní části okna.

Chybějící informace jsou označeny oranžovým/červeným rožkem v buňce.

U všech služeb se jedná o pohlaví, rok narození a cílovou skupinu. U pobytových služeb hrazených celým příspěvkem na péči je navíc uveden stupeň PnP.

Hodnoty přepisujte nebo vybírejte z nabídek. Stačí do konkrétní buňky klepnout.

Údaje pobytové formy

Tyto úpravy jsou možné pouze u služby v pobytové formě. Pro přehlednost mějte zatrženou volbu Pobytová forma.

Chybějící informace jsou označeny oranžovým/červeným rožkem v buňce.

V pobytové formě se sleduje, zdali je trvalé bydliště v zařízení, okres předchozího bydliště a oblasti základní pomocí, ve kterých je u klienta poskytována péče.

Pokud nevidíte celý název sloupce, který vyplňujete, stačí na název sloupce najet myší a zobrazí se v celém znění. 

Zatržítko u dané oblasti základních činností (např. Pomoc při úkonech péče o vlastní osobu) znamená, že klientovi jste v této oblasti základních činností poskytli za vykazovaný rok alespoň jednu činnost. Křížek znamená, že jste žádnou činnost v uvedené oblasti za celý rok klientovi neposkytli. Změnu zatržítka na křížek a obráceně provedete poklepáním. Okres vyberte klepnutím do pole a výběrem z nabídky.

Údaje ambulantní formy

Tyto úpravy jsou možné pouze u služby v ambulantní formě. Pro přehlednost mějte zatrženou volbu Ambulantní forma.

Chybějící informace jsou označeny oranžovým/červeným rožkem v buňce.

V ambulantní formě se sleduje počet dnů využití služby a počet hodin péče. Dále pak oblasti, ve kterých je u klienta poskytnuta péče.

Změnu fajky na křížek a obráceně provedete poklepáním. počet dní a hodin zadáte klepnutím na správné buňky a zápisem čísla.

Údaje terénní formy

Tyto úpravy jsou možné pouze u služby v terénní formě. Pro přehlednost mějte zatrženou volbu terénní forma.

Chybějící informace jsou označeny oranžovým/červeným rožkem v buňce.

V terénní formě se sleduje celkový počet hodin, počet setkání, poskytnutí stravy (ano/ne), velké nákupy (počet), praní a žehlení prádla (počet kg). Sleduje se také u jakých klientů je poskytována služba bez úhrady.

Změnu faječky na křížek a obráceně provedete poklepáním. Počet hodin a setkání zadáte klepnutím na správné buňky a zápisem čísla.

Závěrečná kontrola

V okně opravy klientů ještě proveďte závěrečnou kontrolu klientů. Doporučuji použít volbu Pouze chybové řádky. Okno pak může vypadat nějak takto. Prázdné, tedy bez chyb:

Bez chyb? Uložte klepnutím na OK.

Export do souboru

Po všech opravách poskytovaná služba již neobsahuje upozorňující trojúhelník s vykřičníkem. V tuto chvíli můžete exportovat připravená data do souboru. Ten pak nahrajete do aplikace OKSlužby – Poskytovatel.

Soubor vytvoříte klepnutím na tlačítko Uložit na disk. Z nabídky zvolte, že exportujete označenou službu. Nebo můžete exportovat všechny najednou.

Vyberte místo, kam soubor uložit. Zvolte takové, které snadno najdete. Soubor pak budete nahrávat do aplikace OKSlužby – Poskytovatel.

Uložený soubor pak importujte do aplikace použitím návodů na této stránce.

Jak nahrát údaje klientů a zaměstnanců do aplikace OKSlužby a odevzdat výkaz

Poznámka: Zmíněný postup je přizpůsobený pouze vykazování pobytových sociálních služeb, na které bylo uvedené školení zaměřeno.

Nejprve se přihlaste do programu OKSlužby - poskytovatel na tomto odkaze OKslužby poskytovatel (mpsv.cz). Pro přihlášení do aplikace zadejte uživatelské jméno a heslo a stiskněte OK. V případě, že přihlašovací údaje nemáte k dispozici, získáte je od vedení Vašeho zařízení.

V hlavním menu aplikace zvolte položky Nový výkaz. V případě že máte rozpracovaný výkaz, stiskněte v následujícím okně tlačítko Upravovat. 

1. Vyplnění údajů v základním okně výkazu - Výkaz sociálních služeb za rok 2020.

Vyplňte, zda jste či nejste plátci DPH.

Dále potvrďte, že ředitel/ka zařízení je stále v platnosti - vyplňte ANO.

Případně zkontrolujte další údaje v základním okně výkazu Výkaz sociálních služeb za rok 2020 v hlavičce a částech Statutární orgány a Kontakty.

2. Načtení dat z CYGNUS do výkazu

Pro načtení dat klientů a zaměstnanců z CYGNUS, které jste si dříve uložili do souboru ve Vašem počítači - viz minulé maily, použijte v dolní části okna tlačítko Import dat z jiných SW.

V otevřeném okně Import dat z jiných SW je třeba nejdříve vybrat jaký typ souboru chcete načíst, tedy:

• zda karty zaměstnanců, nebo karty uživatelů;
• a vybrat umístění souboru, který chcete načíst. 

Nejprve tedy zvolte z nabídky například Karty zaměstnanců a poklepejte na tlačítko pro načtení souboru, které je hned jako první na konci řádku s názvem Soubor k importu. 

V otevřeném dialogovém okně dále vyberte, kde v počítači máte uložen soubor s daty zaměstnanců z CYGNUS. Umístnění v počítači v části "Look in:" vyberte podle toho, kam jste soubor dříve uložili - například vyberte Dokumenty, Plochu apod. Ve zvoleném umístění vyberte soubor s daty zaměstnanců z CYGNUS. Pokud jste neměnili název souboru, bude vypadat například takto: Zaměstnanci_2020-05-25_5446124557.xml.

Stejným způsobem postupujte pro údaje klientů - tedy vyberte v okně Import dat z jiných SW nejprve karty uživatelů a vyhledejte v počítači soubor s daty klientů. Pokud jste neměnili názve souboru, bude vypadat například takto: Klienti_2020-05-20_5446124557.xml.

Pokud CYGNUS nehlásil při vytváření souboru chyby, mělo by načtení souboru projít bez chybového hlášení. Pokud se tedy při načtení souborů nezobrazuje žádná chybová hláška, je to v pořádku. Zároveň v okně Import dat z jiných SW vidíte v části Importované soubory (zvoleného typu importu) soubory, které jste načetli.

3. Kontrola načtených údajů klientů

Po načtení souborů se vraťte se na základní okno výkazu Výkaz sociálních služeb za rok 2020 a zde můžete provést kontrolu importovaných údajů klientů a zaměstnanců.

Pro kontrolu údajů klientů poklepejte na konkrétní poskytovanou službu v části okna Sociální služby.

V otevřeném okně Poskytování sociální služby stiskněte tlačítko Karty uživatelů v dolní části okna.

Při otevření okna Karty uživatelů neuvidíte žádné údaje uživatelů, je potřeba nejdříve klepnout na tlačítko Znovu načíst (symbol dvou červených šipek proti sobě), aby se zobrazili načtení klienti z CYGNUS. Klienti jsou zobrazeni podle identifikátoru, který jste viděli i v CYGNUS.

4. Kontrola načtených údajů zaměstnanců

Znovu se vraťte na základní okno výkazu Výkaz sociálních služeb za rok 2020 a v dolní části okna klepněte na Karty zaměstnanců.

V otevřeném okně Seznam karet zaměstnanců a jeho části Výběrová kritéria můžete ponechat volbu Všichni zaměstnanci a klepněte na tlačítko se symbolem blikajících dvou šipek proti sobě pro načtení karet zaměstnanců, které můžete následně procházet.

Alternativně v části Výběrová kritéria okna Seznam karet zaměstnanců vyberte volbu Vyhledání dle identifikátoru. V tom případě dále zapište identifikátor zaměstnance, jehož údaje si chcete zobrazit a klepněte na tlačítko se symbolem blikajících dvou šipek proti sobě. Aplikace vám zobrazí údaje pouze zaměstnance s daným identifikátorem.

5. Načtení a případná úprava objektů poskytovatele

Vraťte se na základní okno výkazu Výkaz sociálních služeb za rok 2020 a v části okna Objekty klepněte na tlačítko Převzít údaje z minulého roku.

Toto tlačítko můžete bez obav použít, pokud jste nepřistavovali novou budovu, patra, neměnili kapacity. Program se vás zeptá, zda chcete načíst údaje o objektech z minulého roku.

Pokud jste v minulých letech data v aplikaci nevykazovali, např. proto, že jste nové zařízení soc. služeb. Je potřeba použít tlačítko Vytvořit nový (se symbolem hvězdičky) a zadat jednotlivé budovy včetně adresy a dalších údajů.

Dále v části okna Výkaz sociálních služeb za rok 2020 s názvem Objekty poklepejte na řádek s daným objektem.

Zobrazí se okno Objekt, kde můžete zkontrolovat, případně upravit, sociální služby, které jsou v daném objektu poskytovány. Tyto údaje vidíte v části okna Sociální služby využívající budovy objektu. 

Dále v tomto okně proveďte kontrolu budov objektu v části Budovy objektu. Poklepáním na řádek s danou budovou zobrazíte okno Budova s detailními informacemi o budově. 

I v případě, že jste použili převzetí údajů z minulého roku, je třeba vždy doplnit kapacitu poskytovaných služeb, které jsou poskytovány na dané budově (viz část okna Sociální služby používající budovu). Správnost vyplnění kapacity je velmi důležitý údaj, protože s ním budete dále pracovat v bodě 6 - viz dále.

Po kontrole a doplnění údajů potvrďte postupně otevřená okna tlačítky OK a vraťte se na základní okno výkazu Výkaz sociálních služeb za rok 2020.

6. Vyplnění údajů o poskytování sociálních služeb

V okně Výkaz sociálních služeb za rok 2020 v části okna Sociální služby poklepejte na vybranou sociální službu. 

Zobrazí se okno Poskytování sociální služby. Zde zadejte Počet dobrovolníků celkem, údaj vyplňte i v případě, že jste dobrovolníky neměli - zadejte 0. Pokud jste měli dobrovolníky, je třeba dále zadat Počet odpracovaných hodin. 

Přeskočte část Zajištění stravování a dále doplňte Cílové skupiny uživatelů, Věkové kategorie uživatelů a Kraje, tedy Územní působnost poskytování sociální služby. 

Zbývá doplnit údaje v části okna Zajištění stravování. Pro správné vyplnění je třeba si správně vymezit, co jednotlivá čísla znamenají:

• Počet připravených jídel - počet jídel (za jídlo se počítá pouze snídaně, oběd, večeře, nikoli svačiny) připravených a vydaných pro uživatele služby ve vlastní kuchyni. Jinak řečeno, jedná se o počet jídel připravených přímo ve Vašem zařízení.

• Počet vydaných jídel - počet jídel (za jídlo se počítá snídaně, oběd, večeře, nikoli svačina) dodaných jinou organizací, tedy počet jídel, která jste někde nakoupili a byla uvařena v jiné než Vaší kuchyni. Jinak řečeno, jedná se o počet jídel, která byla připravena jinou organizací (dodavatelem) a do Vašeho zařízení pouze přivezena k výdeji.

• Počet zajištění stravy - u pobytových služeb se nevyplňuje.

Příklad:

Pokud jídla vaříte pouze ve Vašem zařízení, uveďte pouze Počet připravených jídel, do Počtu vydaných jídel uveďte číslo 0. Takže například: Počet připravených jídel = 7800, Počet vydaných jídel = 0.

Pokud byste vyplnili Počet připravených jídel = 7800, Počet vydaných jídel = 7800, uvádíte údaje chybně, protože tím říkáte, že jste 7800 jídel uvařili ve Vaší kuchyni a zároveň 7800 jídel přijali od jiné organizace.

TIP:

Počet připravených jídel můžete zjistit z CYGNUS 1, modulu Stravovací část. Zde zvolte Tisk - Spotřeba a stravovací normy - Počty skutečně odebraných porcí. V nastavení tiskové sestavy zvolte Období = celý rok XY. Následně je třeba sečíst celkové počty snídaní + obědů + večeří.

V CYGNUS postupujte dle této nápovědy https://napoveda.cygnusakademie.cz/support/solutions/articles/48001148729-jak-sledovat-spotŘebu Následně je třeba opět sečíst celkové počty snídaní + obědů + večeří.

Pokud máte více sociálních služeb v rámci kterých připravujete stravu pro klienty a nemáte spotřebu a stravovací normy rozděleny dle poskytované sociální služby, doporučujeme rozdělit celkový počet jídel mezi poskytované služby dle poměru zastoupení jednotlivých služeb.

Informace o pobytové formě

Dále v okně Poskytování sociální služby, které máte právě otevřené stiskněte tlačítko Informace o pobytové formě. Zobrazí se okno Informace o pobytové formě. 

V horní části okna vyplňte údaje Pobytová forma poskytována od, zda byla pro službu využívána Konzultační místnost a zda byla Možnost vybavení pokoje vlastním nábytkem. V části okna Pokoje podle lůžek a soc. zařízení klepněte na tlačítko Převzetí dat pokojů z minulého roku.

Potvrďte převzetí dat pokojů z minulého roku tlačítkem OK.

Počet lůžek na pokoji musí v součtu sedět na kapacitu služby udanou v části Objekty a Budovy objektu - viz postup v bodě 5 - ovšem jen za předpokladu, že službu neposkytujete ve více různých budovách.

Část okna Vybavení pro klienty v okně se nevyplní a je třeba ručně doplnit jednotlivé položky - např. počet polohovatelných křesel a další. 

Nakonec potvrďte tlačítkem OK.

Činnosti vykazované za celou službu

V dolní části okna Poskytování sociální služby stiskněte tlačítko Činnosti vykazované za celou službu. 

V otevřeném okně zkontrolujte a upravte (zatrhněte), které fakultativní činnosti na dané službě poskytujete. Fakultativní činnosti jsou činnosti, které neposkytujete v rámci základních činností péče a klient je hradí nad rámec základních činností.

Potvrďte tlačítkem OK.

Náklady

V dolní části okna Poskytování sociální služby stiskněte tlačítko Náklady.

Údaje v tomto okně vyplní buď přímo ekonom Vašeho zařízení, nebo je třeba jej požádat o předání požadovaných údajů. Tyto údaje, ani podklady pro ně, CYGNUS neobsahuje. 

Po vyplnění potvrďte tlačítkem OK.

Výnosy

V dolní části okna Poskytování sociální služby stiskněte tlačítko Výnosy.

Údaje v tomto okně vyplní buď přímo ekonom Vašeho zařízení, nebo je třeba jej požádat o předání požadovaných údajů. Tyto údaje, ani podklady pro ně, CYGNUS neobsahuje. 

Po vyplnění potvrďte tlačítkem OK.

Souhrnné náklady

V dolní části okna Poskytování sociální služby stiskněte tlačítko Souhrnné náklady.

Údaje v tomto okně vyplní buď přímo ekonom Vašeho zařízení, nebo je třeba jej požádat o předání požadovaných údajů. Tyto údaje, ani podklady pro ně, CYGNUS neobsahuje. 

Po vyplnění potvrďte tlačítkem OK.

Opatření omezující pohyb osob

V dolní části okna Poskytování sociální služby stiskněte tlačítko Opatření omezující pohyb osob.

Tyto údaje jste již pravděpodobně vyplňovali v rámci výroční zprávy nebo při žádosti o dotace. Vyplňte zde stejná čísla. Pokud tato opatření ve Vašem zařízení nepoužíváte, je třeba zadat i nulu - údaj musí být vyplněn.

Po vyplnění potvrďte tlačítkem OK.

Odmítnutí uzavření smlouvy

V dolní části okna Poskytování sociální služby stiskněte tlačítko Odmítnutí uzavření smlouvy.

Tyto údaje jste již pravděpodobně vyplňovali v rámci výroční zprávy nebo při žádosti o dotace. Vyplňte zde stejná čísla. Pokud jste ze žádného důvodu neodmítli uzavřít smlouvu, je třeba zadat i nulu - údaj musí být vyplněn.

Po vyplnění potvrďte tlačítkem OK.

Potvrďte tlačítkem OK i okno Poskytování sociální služby.

Pokud poskytujete více než jednu sociální službu, zopakujte postup dle bodu 6 pro další sociální službu, kterou máte uvedenu v základním okně výkazu Výkaz sociálních služeb pro rok 2020 v části Sociální služby.

7. Kontrola výkazu

Vraťte se na základní okno výkazu Výkaz sociálních služeb za rok 2020 a v dolní části okna klepněte na tlačítko Kontrola výkazu.

V otevřeném okně Kontrola výkazu se zobrazí soupis chyb - aplikace Vám zde říká, co máte ve výkazu nevyplněno, resp. chybně vyplněno. Vyplnění výkazu mnohdy provádí více zaměstnanců. Některá chyba se může týkat údajů, které jste vyplňovali vy, naopak jiná se může týkat kolegy, který se na vyplnění výkazu podílel - např. ekonom zařízení v části Náklady a Výnosy.

8. Odevzdání výkazu

Vraťte se na základní okno výkazu Výkaz sociálních služeb za rok 2020 a v dolní části okna klepněte na tlačítko Podání výkazu.

Otevře se okno Podání výkazu. Zde nejprve výkaz uzamkněte pomocí tlačítka Uzamknout výkaz před podáním.

Následně použije tlačítko Podat výkaz a tím dojde k podání výkazu. To je vše, máte hotovo!

Poznámka: V aplikaci OKSlužby - poskytovatel mohou existovat různá oprávnění, pokud můžete provést pouze uzamčení výkazu a tlačítko pro podání výkazu nemáte k dispozici, požádejte o podání výkazu vedení Vašeho zařízení.

Video ze školení Jednoduché vykazování dat o pobytových službách v MPSV