Postup pro jednoduché nastavení elektronického zpracování plateb ve Vyúčtování a Depozitech

Tento návod Vás provede jednoduchým krokovým postupem pro zavedení elektronických výpisů ve Vašem zařízení. V návodu se dozvíte:

• Jak zjistit, zda Vaše banka podporuje formát pro elektronické zpracování plateb ABO?
• Jak se interně domluvit s kolegy a nastavit nové procesy?
• Jak nastavit CYGNUS pro zpracování bezhotovostních plateb ABO?
  • Krok po kroku – nastavení pro zpracování příchozích plateb z E-Výpisu
  • Jak zpracovat E-výpis ve formátu ABO do Vyúčtování?
  • Jak zpracovat E-výpis ve formátu ABO do Depozit?

Pro lepší orientaci v názvosloví se podívejte na Seznam pojmů, který najdete na konci dokumentu.

OBSAH

• 1. Jak zjistit, zda Vaše banka podporuje formát pro elektronické zpracování plateb ABO
• 2. Jak se interně domluvit s kolegy a nastavit nové procesy
• 3. Jak nastavit CYGNUS pro zpracování bezhotovostních plateb ABO
• 4. Jak zpracovat E-výpis ve formátu ABO do Vyúčtování
• 5. Jak zpracovat E-výpis ve formátu ABO do Depozit
• 6. Seznam pojmů

1. Jak zjistit, zda Vaše banka podporuje formát pro elektronické zpracování plateb ABO

• CYGNUS 2 umí zpracovávat e-výpisy pouze ve formátu ABO (soubor s příponou .GPC).
• Každá banka používá jiné rozhraní E-bankovnictví. Postupy se budou pravděpodobně odlišovat.
• Kontaktujte oddělení zákaznické podpory své banky a poraďte se, jak si můžete e-výpisy stáhnout.

Pro Vaši lepší orientaci uvádíme seznam bank, u nichž máme prakticky ověřeno, že umožňují stažení výpisu ve formátu ABO (soubor s příponou .GPC):

• kód banky 0100 - Komerční banka
• kód banky 0300 - ČSOB
• kód banky 0800 - Česká Spořitelna
• kód banky 6000 - PPF banka
• kód banky 2010 - Fio banka

Dále uvádíme seznam bank, které dle veřejně dostupných informací umožňují stažení výpisu ve formátu ABO, avšak nemáme tuto funkčnost prakticky ověřenu:

• kód banky 5500 - Raiffeisen bank
• kód banky 6210 - mBank
• kód banky 6100 - Equa bank
• kód banky 2250 - Banka Creditas
• kód banky 5800 - J&T Banka
• kód banky 0600 - MONETA Money Bank
• kód banky 6800 – Sberbank

Uvedené seznamy berte jako orientační, v každém případě proveďte přímé ověření dostupnosti E-výpisu ve formátu ABO v internetovém bankovnictví:

• Hledejte ve Vašem internetovém bankovnictví oblasti s názvy jako Platby/Příkazy/Výpisy a dále ikonky se symbolem pro stažení souboru/výpisu.
• Před stažením e-výpisu projděte související nabídky a hledejte možnost nastavit formát e-výpisu, který budete stahovat.
• E-výpis stáhněte s příponou .GPC – formát ABO (nestahovat v .PDF nebo .CSV).
• Pokud zjistíte, jak e-výpis stáhnout, ale možnost stažení do .GPC se Vám neobjevuje. Tak je možné, že stažení e-výpisu do .GPC nemáte aktuálně povolené ze strany banky.
• Kontaktujte oddělení zákaznické podpory své banky a váš požadavek řešte s nimi.

Jakmile máte ověřeno, že Vaše banka podporuje formát E-výpisu ABO, máte první krok za sebou a můžete pokračovat!

2. Jak se interně domluvit s kolegy a nastavit nové procesy

• Než se pustíte do nastavování v CYGNUS 2, doporučujeme Vám vyvolat schůzi vedení, ekonomického a sociálního úseku.
• Jedná se o zásadní procesní změnu a ze zkušenosti víme, že je důležité najít shodu se všemi zainteresovanými kolegy.
• Tento bod určitě nepodceňujte a buďte si jistí, že všichni jsou informováni a ochotni se zapojit.

Motivace pro společnou diskuzi a výhody:

• ADMINISTRATIVA BUDE SNAZŠÍ: Administrativní zátěž a chybovost při zpracování plateb se může výrazně snížit (v závislosti na aktuální složitosti interních procesů, počtu klientů a způsobu účtování).
• EKONOMICKÝ ÚSEK BUDE MÍT PŘEHLED: Stažení/zpracování výpisu bude dělat stále ekonomický úsek a jejich kontrola nad procesem zpracování plateb zůstane stejná.
• E-VÝPISY JSOU DLOUHODOBĚ FUNKČNÍ: E-výpisy v CYGNUS 2 používají, již mnoho let, desítky zařízení v sociálních službách v ČR.
• E-VÝPISY JSOU DLOUHODOBĚ OVĚŘENÉ: Používání E-výpisu v CYGNUS 2 je bezpečné a je sníženo riziko zneužití dat oproti papírové formě výpisu.
• AUTOMATIZACE PŘINÁŠÍ ÚSPORU ČASU: Přiřazené platby snadno a přehledně zkontrolujete a získáte více času pro řešení složitějších situací, které zvládnete díky svým zkušenostem a žádný program je nezastoupí.

Speciální tipy aneb jak se připravit:

• Standardní proces vyžaduje spolupráci dvou pověřených osob (ekonomka/účetní stahuje a kontroluje e-výpis a sociální pracovnice/finanční referent zpracovává/ukládá e-výpis).
• Alternativně existuje možnost zpracování E-výpisu jednou pověřenou osobou. Tento pracovník má přístup do E-bankovnictví a zároveň zpracovává v CYGNUS 2 platby (účetní).
• Domluvte se, že vyzkoušíte nový proces jen na pár E-výpisech. Pokud se vše osvědčí, až pak pokračujte dále.
• E-výpis i standardní zpracování plateb můžeme kombinovat dle aktuální situace.
• Pokud se objeví důvody, proč u Vás není vhodné E-výpis používat, tak se vždy můžete vrátit ke standardnímu zpracování plateb.

3. Jak nastavit CYGNUS pro zpracování bezhotovostních plateb ABO

a) Nastavte variabilní/specifický symbol klienta či úřadu:

(KDE? Klienti – Karta klienta – Vyúčtování – Nastavení)

• Variabilní symbol v CYGNUS 2 využíváme především pro načítání přijatých plateb z E-výpisu. Díky němu je snadno identifikován klient v platbách z banky.
• Variabilní symbol se rovněž používá pro práci s inkasem a pro načítání plateb do finančních depozit.
• Nastavení proveďte klepnutím na tlačítko Opravit hned pod částí Údaje pro příchozí platby.

V otevřeném okně, v jeho spodní části, zapište variabilní symboly ručně, nebo je načtěte pomocí tří teček z rodného čísla. U klienta vedeme tyto variabilní symboly (event. specifické symboly).

• VS/SS klienta slouží pro párování plateb, které hradí přímo klient (ne úřad – typicky úřad práce PnP; ne smluvní plátce) a také slouží pro párování plateb klienta do finančních depozit.

• VS/SS úřadu – slouží pro párování příspěvku na péči, eventuálně DHN.
• VS/SS klienta může být odlišný od VS/SS úřadu.

Jakmile budete mít hotovo, uložte klepnutím na OK. Údaje se propíšou na kartu klienta. Stejným způsobem nastavte VS/SS pro všechny další klienty.

Pokud máte jako VS/SS rodná čísla (před lomítkem nebo celé RČ) a zároveň větší počet klientů, můžete zkontaktovat uživatelskou podporu CYGNUSu přes formulář Poraďte mi přímo v programu. Naše podpora má dispozici hromadný nástroj pro nastavení.

Nově je možné nastavit variabilní a specifický symbol podle aktuálního čísla smlouvy. To platí jak pro individuální nastvení na kartách klientů, tak i pro hromadné nastvení za pomoci uživatelské podpory IRESOFT. 

b) Pokud je potřeba, nastavte VS/SS smluvního plátce:

(KDE? Klienti – Karta klienta – Vyúčtování – Nastavení)

• Toto nastavení proveďte, pokud úhradu za poskytnuté služby provádí smluvní plátce klienta. 
• Pokud smluvní plátce platí bezhotovostně, i on musí mít VS/SS. 
• Ten by měl být odlišený od VS/SS klienta (pokud bude stejný nic se samozřejmě nestane).
• Pokud nastavujete symboly plátců poprvé, tabulka s jejich údaji bude prázdná.

Pro přidání použijte tlačítko Přidat a vyberte kontaktní osobu (která je smluvním plátcem).

Pro vybranou kontaktní osobu (smluvního plátce) nastavte Údaje pro příchozí platby (VS/SS). V otevřeném okně, jeho spodní části, zapište variabilní symbol a uložte klepnutím na OK.

c) Nastavte přístupová práva pro zpracování E-výpisu pro pověřené osoby:

Pro nahrání E-výpisu do CYGNUSu je potřeba mít povolené právo Načtení plateb ze souboru.

• Nastavení může provádět uživatel s právem Administrátor (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce). 
• Pokud si nejste jistí, kdo je administrátorem CYGNUSu, najeďte myší v menu CYGNUSu na své jméno a zvolte z nabídky Administrátoři a správci nastavení. Zde najděte jméno osoby s rolí Administrátor a tu požádejte o nastavení.
• Vyhledejte šablonu práv pro pověřenou osobu. Použijte pro úpravu tlačítko Opravit.

(KDE? Nastavení - Systém – Uživatelé a přístupová práva – Šablony práv)

• Znova pro úpravu použijte tlačítko Opravit.
• Rozklikněte oblast Klienti, poté vyberte Vyúčtování a v oblasti Platby povolte Načtení plateb ze souboru.
• Uložte klepnutím na OK., poté znova na OK.

d) Nastavení výběru období na které se má platba párovat

KDE? Nastavení > Klienti > Nastavení ABO

Při párování příchozích plateb z E-výpisu máte pro každý účel na výběr ze 3 možností období:

• Minulé
• Aktuální
• Budoucí

Dále máte možnost vybrat, zda bude částka použita na Předpis, nebo Nedoplatek. 

Hotovo! Těmito kroky budete mít CYGNUS nastaven pro bezhotovostní zpracování příchozích plateb z E-výpisu.

4. Jak zpracovat E-výpis ve formátu ABO do Vyúčtování

Předpoklady a princip:

• E-výpis stažený z banky obsahuje platby klientů/rodiny za poskytnuté služby nebo/a příspěvky na péči.
• Každá platba klienta má jasně evidovaný variabilní/specifický symbol (VS/SS). 
• CYGNUS 2 automaticky páruje VS/SS platby a klienta/úřadu.
• Pro správnou funkčnost je třeba míst nastaveny VS/SS klienta a úřadu na kartě klienta. Toto nastavení je součástí 1. části návodu, který jsme Vám posílali minulý týden.

Zpracování E-výpisu – scénář: platby na provozní účet chceme zpracovat do Vyúčtování

• Pro nahrání E-výpisu do CYGNUSu je potřeba mít povolené právo Načtení plateb ze souboru.
• Nastavení může provádět uživatel s právem Administrátor (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce). 
• Pro nahrání plateb budete potřebovat soubor z banky ve formátu GPC dle specifikace ABO. Pro tyto body najdete postup v 1. části návodu.

V menu CYGNUSu zvolte Načíst platby ze souboru.

(KDE? Klienti – Hromadné operace – Načíst platby ze souboru) 

Při spuštění se automaticky zobrazí okno průzkumník Windows. Vyhledejte v počítači uložený výpis z banky (soubor .GPC) a otevřete jej. Pokud se průzkumník pro vyhledání souboru výpisu nezobrazí automaticky, přidejte nový výpis v okně Načíst platby ze souboru pomocí tlačítka Přidat. 

Na základě obsahu souboru rozhodujete, zda se jedná o platby do Vyúčtování, tedy na provozní účet, nebo jde o platby na depozita klientů, tj. účet depozit. Vyberte Do vyúčtování.

Načtený E- výpis se rovnou otevře ke zpracování. Standardní proces zpracování vyžaduje spolupráci dvou pověřených osob (ekonom/účetní stahuje a kontroluje e-výpis; a sociální pracovnice/finanční referent páruje platby z e-výpisu do Vyúčtování).

Alternativně existuje možnost zpracování E-výpisu jednou pověřenou osobou. Tento pracovník má přístup do E-bankovnictví a zároveň zpracovává v CYGNUSu platby (účetní).

Tuto část provádí v případě spolupráce dvou pověřených osob ekonom/účetní zařízení:

• Pomocí tlačítka Vyřadit platbu máte možnost vyřadit nechtěné platby (platby, které se netýkají vyúčtování klientů): označte platbu, kterou chcete vyřadit, a použijte tlačítko Vyřadit platbu (platba se v řádku přeškrtne).

• Pokud jste účetní/ekonom a e-výpis do CYGNUSu jen chystáte pro sociální pracovnici/finančního referenta, který pracuje s Vyúčtováním a sám bude platby z e-výpisu párovat, předejte výpis ke zpracování pomocí tlačítka Operace a volby Předat ke zpracování. Sociální pracovnice/finanční referen následně výpis uvidí, jakmile znovu spustí okno Načíst platby ze souboru (Klienti – Hromadné Operace – Načíst platby ze souboru).

• Pokud e-výpisy do CYGNUSu nahráváte a rovnou párujete i platby do vyúčtování, pokračujte rovnou následujícími kroky.

• Pokud jste sociální pracovnice/finanční referent a výpisy z bankovnictví do CYGNUSu nenahráváte, ale pouze párujete platby do vyúčtování z výpisů připravených v CYGNUSu, zobrazte si okno Načíst platby ze souboru (Klienti – Hromadné Operace – Načíst platby ze souboru), poklepejte na připravený výpis, který chcete zpracovat a postupujte podle následujících kroků.

Tuto část provádí v případě spolupráce dvou pověřených osob sociální pracovnice/finanční referent zařízení:

• Pokud jsou správně nastavené VS/SS, tak se platby ve většině případů s plátcem spárují. Pokud plátce posílá platbu do výše svého předpisu, tak se řádek označí fajfkou  .  
• Nejčastěji se takto párují platby úhrad za bydlení/stravu a příspěvky na péči z úřadu práce.
• 
  

Pokud je přiřazen plátce, ale nedojde ke spárování platby (řádek není označen fajfkou), označte řádek s nerozpoznanou částkou a klepněte na tlačítko Opravit. 

Zobrazí se okno Přiradit plátce. V horním vyhledávacím poli je zobrazen VS/SS z daného řádku výpisu. Pro vyhledání klienta stačí postupně odmazávat vypsané VS/SS v horním vyhledávacím poli až do momentu, kdy naleznete shodu zaslaného VS/SS se zadaným VS/SS klienta/úřadu. Až naleznete správného plátce, klepněte na tlačítko Další. Pokud VS/SS úplně chybí, ale víte, kdo je plátcem, vyberte jej ze seznamu klientů pod vyhledávacím polem.

Jakmile přiřadíte plátce, otevře se okno Opravit přiřazené platby. Zde zatrhněte účely, které mají být platbou uhrazeny, dokud nebude rozdíl ve spodní části okna na nule. Zbývající částku můžete rozepsat mezi zatržené účely – klepněte do tabulky pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolte Rozpočítat přijatou částku. 

Jakmile je rozdíl na nule. Klepněte na tlačítko OK. 

Postup ručního přiřazení plátců a plateb opakujte, dokud nemáte spárovány všechny platby výpisu, které se týkají vyúčtování klientů. Poté klepněte na tlačítko Další.

Potvrďte vytvoření dokladu tlačítkem OK.  

Objeví se tisková sestava s přehledem zpracovaných plateb na jednotlivé klienty. Přehled zpracovaných plateb vytiskněte klepnutím na tlačítko tiskárny nebo uložte do PDF/RTF/DOCX přes tlačítko Export.

A máte hotovo! Právě jste zpracovali platby z Vašeho prvního E-výpisu do Vyúčtování.

Speciální tipy: Zpracování plateb 

• Založte účet jen pro příchozí platby klientů, který bude oddělený od provozního účtu 
• E-výpis nebude obsahovat jiné platby (příjmy - dotace, příspěvky a výdaje - mzdy, faktury vaší organizace). 
• Zpracování e-výpisu bude daleko jednodušší a pracovník nebude trávit tolik času odstraňováním ne-klientských plateb. 

Speciální tipy – Párování plateb:

• Automatické párování plateb úhrady do předpisu funguje pouze pro aktuální měsíc. (zálohové vyúčtování). 
• Pokud vám platba dojde později (v dalším měsíci), tak se platba nespáruje s předpisem, a je nutné jí ručně opravit do minulého období. 

• Pokud má nákladové středisko nastaveno způsob vyúčtování Zálohově, tak se páruje vůči smluvnímu předpisu v aktuálním měsíci. 
• Pokud Zpětně, tak se páruje vůči nedoplatku na účtu z předchozího měsíce. 

• Při zpracování E-výpisu se, pro párování platby s předpisem, nabízejí v AKTUÁLNÍM měsíci předpisy, které vznikly na základě smlouvy s klientem (strava, bydlení, péče, pravidelné služby a příjmů klienta (dávky hmotné nouze). 
• Předpisy, které se generují z realizace (fakultativní činnosti, doplatky za léky, INKO,) se objeví ZPĚTNĚ až v dalším měsíci. 

• Automatické párování plateb úhrady do předpisu funguje pouze 1x za dané období. 
• Pokud vám klient posílá platbu na 2x, tak se platba již nespáruje a je nutné jí standardně zadat ve Vyúčtování. 

5. Jak zpracovat E-výpis ve formátu ABO do Depozit

Předpoklady a princip:

• Výpis stažený z banky obsahuje platby ve formě příjmů klientů (důchody), ev. příspěvky na péči. 
• Každá platba klienta má jasně evidovaný variabilní/specifický symbol (VS/SS). 
• CYGNUS 2 automaticky páruje VS/SS platby a klienta.  

Zpracování plateb z e-výpisu na depozitní účet klientů

Pro nahrání E-výpisu do CYGNUS 2 je potřeba mít povolené právo Načtení plateb ze souboru.

Nastavení může provádět uživatel s právem Administrátor (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce). 

• Pro nahrání plateb budete potřebovat soubor z banky ve formátu GPC dle specifikace ABO.
• Pro tyto body najdete postup v 1. části návodu, kterou jsme Vám posílali minulý týden. Pokud jste je již prošli a provedli příslušná nastavení, můžete pokračovat.

Při spuštění se automaticky zobrazí okno průzkumník Windows. Vyhledejte v počítači uložený výpis z banky (soubor .GPC) a otevřete jej. Pokud se průzkumník pro vyhledání souboru výpisu nezobrazí automaticky, přidejte nový výpis v okně Načíst platby ze souboru pomocí tlačítka Přidat. 

Na základě obsahu souboru rozhodujete, zda se jedná o platby do vyúčtování, tedy na provozní účet, nebo jde o platby na depozita klientů, tj. účet depozit. Vyberte Na finanční depozita. 

 Načtený E- výpis se rovnou otevře ke zpracování.

• Standardní proces zpracování vyžaduje spolupráci dvou pověřených osob (ekonom/účetní stahuje a kontroluje e-výpis a sociální pracovnice/finanční referent páruje platby z e-výpisu do depozit).
• Alternativně existuje možnost zpracování E-výpisu jednou pověřenou osobou. Tento pracovník má přístup do E-bankovnictví a zároveň zpracovává v CYGNUSu depozita klientů (účetní).

Tuto část provádí v případě spolupráce dvou pověřených osob ekonom/účetní zařízení:

• Pomocí tlačítka Vyřadit platbu máte možnost vyřadit nechtěné platby (platby, které se netýkají depozit klientů): označte platbu, kterou chcete vyřadit, a použijte tlačítko Vyřadit platbu (platba se v řádku přeškrtne).
• Pokud jste účetní/ekonom a e-výpis do CYGNUSu jen chystáte pro sociální pracovnici/finančního referenta, který pracuje s finančními depozity klientů a sám bude platby z e-výpisu párovat, předejte mu výpis ke zpracování pomocí tlačítka Operace a volby Předat ke zpracování. Sociální pracovnice/finanční referent následně výpis uvidí, jakmile znovu spustí okno Načíst platby ze souboru (Klienti – Hromadné Operace – Načíst platby ze souboru).

Pokud e-výpisy do CYGNUSu nahráváte a rovnou párujete i platby dof, pokračujte rovnou následujícími kroky.

Pokud jste sociální pracovnice/finanční referent a výpisy z bankovnictví do CYGNUSu nenahráváte, ale pouze pracujete párujete platby do depozit z výpisů připravených v CYGNUSu, zobrazte si okno Načíst platby ze souboru (Klienti – Hromadné Operace – Načíst platby ze souboru). 

Poklepejte na připravený výpis, který chcete zpracovat a postupujte podle následujících kroků.

Tuto část provádí v případě spolupráce dvou pověřených osob sociální pracovnice/finanční referent zařízení:

• Pokud jsou správně nastavené VS/SS, tak se platby ve většině případů automaticky spárují s plátcem (klientem) na jeho finanční depozitum.
• TIP: Pokud má klient více depozit a chcete vybrat jiné depozitum, klepněte na tlačítko Opravit. V otevřeném okně zatrhněte jiné depozitum klienta, než které bylo původně přiřazeno a potvrďte tlačítkem OK.  

Jestliže v řádku nevidíte přiřazeného plátce – jméno klienta (nedošlo ke spárování plátce podle VS/SS), bude potřeba jej dohledat. Označte vybraný řádek výpisu a zvolte tlačítko Opravit.

Zobrazí se okno Výběr účtu klienta. V horním vyhledávacím poli je zobrazen VS/SS z daného řádku výpisu. Pro vyhledání klienta stačí postupně odmazávat vypsané VS/SS v horním vyhledávacím poli až do momentu, kdy naleznete shodu zaslaného VS/SS se zadaným VS/SS klienta. Pokud VS/SS úplně chybí, ale víte, kdo je plátcem, vyberte jej ze seznamu klientů pod vyhledávacím polem. Až naleznete správného plátce, nezapomeňte zvolit jeho správná depozita. Poté klepněte na tlačítko OK. 

Postup ručního přiřazení plátců (klientů) a plateb opakujte, dokud nemáte spárovány všechny platby výpisu, které se týkají depozit klientů. Poté klepněte na tlačítko Další. Potvrďte vytvoření dokladu tlačítkem OK. Volitelně předtím upravte jakoukoliv z hodnot, či přiřaďte příznak.

Objeví se tisková sestava s přehledem zpracovaných plateb na jednotlivé klienty. Přehled zpracovaných plateb vytiskněte klepnutím na tlačítko tiskárny nebo uložte do PDF/RTF/DOCX přes tlačítko Export.

A máte hotovo! Právě jste zpracovali platby z Vašeho prvního E-výpisu do Depozit klienta.

6. Seznam pojmů: 

• E-výpis – elektronický výpis plateb klientů 
• Pověřená osoba – zvolený pracovník Vaší organizace, který stahuje/kontroluje/zpracovává/ukládá E-výpis 

1. ekonomka/účetní – stahuje a kontroluje 
2. sociální pracovnice/finanční referent zpracovává/ukládá 

• ABO (automatické bankovní operace) – standardizovaný formát datového souboru obsahující platby 
• VS – variabilní symbol 
• SS – specifický symbol 
• Načtení plateb ze souboru – speciální oprávnění v šabloně práv, které umožní nahrát a zpracovat E-výpis do CYGNUS 2 
• Načíst platby ze souboru – hromadná operace pro nahrání a zpracování E-výpisu v CYGNUS 2 (Klienti/Hromadné operace/Načíst platby ze souboru)