Jak pracovat s elektronickou dokumentací

Obsah

• O elektronickém podpisu v CYGNUS
• Jak elektronicky podepisovat dokumentaci
• Jak opravit elektronicky podepsaný dokument
• Jak zkontrolovat elektronicky nepodepsanou dokumentaci
  • Nepodepsaná realizace péče
  • Nepodepsané dokumenty
• Archivace elektronické dokumentace (kopie)
• Video z online školení Elektronicky vedená dokumentace v CYGNUS

O elektronickém podpisu v CYGNUS

V informačním systému CYGNUS je možné elektronicky podepisovat ošetřovatelskou dokumentaci elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu dle požadavků Zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce 297/2016 Sb.

Elektronicky vedená ošetřovatelská dokumentace v systému CYGNUS je úplná a splňuje požadavky na manipulaci s ní ve smyslu zákona o zdravotních službách 372/2011 Sb. a vyhlášky o zdravotnické dokumentaci 98/2012 Sb.

Z toho plyne, že oproti vedení dokumentace v listinné podobě navíc CYGNUS splňuje i tyto podmínky:

• Každý pracovník podepisuje kvalifikovaným osobním certifikátem, který jej jednoznačně identifikuje a při zachování veškerých požadavků na jeho ochranu před zneužitím (v ideálním případě uložením na klíčenku) plně nahrazuje věrohodnost ručního klasického podpisu.
• Všechny elektronicky podepsané záznamy obsahují jednoznačný identifikátor záznamu (datum provedení zápisu a identifikace pracovníka).
• Podepsané záznamy lze dodatečně změnit a znovu podepsat.
• Každý den je automaticky prováděna záloha celého CYGNUS.
• CYGNUS je schopen vytvořit kopii elektronicky podepsaných dokumentů, které jsou určeny pro dlouhodobé uchování. Tuto kopii je nutné ze zákona vytvářet každý rok.
• CYGNUS obsahuje nástroj pro nahlížení a vytváření kopií/výpisu elektronicky podepsané dokumentace určeným pro osoby, které nejsou zaměstnanci poskytovatele zdravotních služeb. O každém tomto nahlédnutí je automaticky vytvořen záznam.

Jak elektronicky podepisovat dokumentaci

Každý dokument, který v rámci ošetřovatelské dokumentace vytvoříte, je třeba podepsat. Tento postup vás provede elektronickým podepsáním ošetřovatelské dokumentace v CYGNUS.

• dokumentaci podepisujte ideálně na konci směny (datum podpisu by mělo být shodné s datem dokumentu, záznamu či intervence), samotné podepisování zabere jen několik málo vteřin.
• k podpisu se nabídnou jen záznamy a dokumenty vytvořené aktuálně přihlášeným uživatelem, nepodepíšete tedy nic, co byste neměli.

K elektronickému podepsání dokumentace certifikátem použijeme nástroj Elektronický podpis

(KDE? Klienti – Elektronický podpis).

V otevřeném okně podepisujeme zvlášť:

• Ošetřovatelské dokumenty – Ošetřovatelský plán, Překladová zpráva, Anamnéza
• Realizace ošetřovatelské péče – Všechny záznamy, hodnocení a realizace intervencí

V každé ze sekcí ale můžete zatrhnout všechny řádky podpisu najednou a klepnout na tlačítko Přejít k podepsání.

Před podpisem jsou dokumenty zobrazeny k náhledu. Proveďte rychlou kontrolu. A klepněte na tlačítko Podepsat.

Pokud podepisujete certifikátem na kartě či tokenu, bude vyžadován PIN.

Za pár okamžiků máte vše podepsáno.

Jak opravit elektronicky podepsaný dokument

Podepsaný dokument či záznam certifikátem je uzamčen pro další úpravy, neboť se předpokládá, že co je podepsáno, je platné a finální. Pro všechny případy je ale možnost podpis zrušit, provést požadované změny a celý záznam/dokument znovu podepsat. Změny můžete provádět pouze jako autor nebo uživatel s právem správce dokumentace.

Zrušení elektronického podpisu pro možnost upravit záznam či dokumentace ošetřovatelské dokumentace lze přímo v něm. Ukážeme si na příkladu opravy realizace:

Nejprve v kartě klienta přejděte do sekce, kde je záznam který chcete opravit a opravte jej.

V otevřeném okně vyhledejte v pravém horním rohu symbol certifikátu a klepněte na něj

Certifikát se rozlomí. Upravte, co je třeba a uložte klepnutím na OK.

Záznam bude poté třeba znovu podepsat.

Jak zkontrolovat elektronicky nepodepsanou dokumentaci

Pokud elektronicky podepisujete, můžete zkontrolovat, jaké dokumenty a kolik realizace nebylo podepsáno elektronickým podpisem.

(Kde? Komunikace – Upozornění – Ošetřovatelská dokumentace – Nepodepsaná realizace)
(Kde? Komunikace – Upozornění – Ošetřovatelská dokumentace – Nepodepsané dokumenty)

Nepodepsaná realizace péče

Nepodepsané dokumenty

Archivace elektronické dokumentace (kopie)

Ze zákona o elektronické dokumentaci vyplývá povinnost archivovat elektronicky podepsanou dokumentaci. Ta se musí archivovat pravidelně každý rok. Tento návod vám ukáže, jak na to.

V CYGNUS je kopie ošetřovatelské dokumentace snadná už jen z toho důvodu, že je vytváříme za vás. Na vás je pouze její stažení a nahrání na nepřepisovatelné medium, například CD/DVD.

Po archivaci bude třeba zničit předchozí archivaci (do kopie se ukládají všechny dokumenty a záznamy všech klientů za celé předchozí období s výjimkou anonymizovaných/skartovaných klientů).

Spusťte nástroj Kopie ošetřovatelské dokumentace.

(KDE? Nastavení – Kopie ošetřovatelské dokumentace).

V otevřeném okně klepněte na tlačítko Uložit na disk.

Soubor se bude nějakou chvíli stahovat.

Nyní vyberte místo, kam soubor uložit. Zvolte místo, kde soubor najdete a poté vypálíte na CD.

V CYGNUS si ještě poznamenejte heslo. Klepnutím na oko jej zobrazíte. Heslo si nějak poznamenejte a uložte na bezpečné místo.

Video z online školení Elektronicky vedená dokumentace v CYGNUS