V této nápovědě si ukážeme, jakým způsobem v CYGNUSu nastavíme číselné řady pro smlouvy klientů.

OBSAH

• Nastavení
• Použití číselných řad na smlouvách klientů

Nastavení

KDE: Nastavení - Klienti - Vyúčtování 

V základním nastavení jsou číselné řady smluv vypnuté. Přejdeme proto do nastavení, do sekce Vyúčtování - Číslování smluv. Číselné řady se nastavují zvlášť pro každou poskytovanou službu zvlášť. Vybereme tedy požadovanou poskytovanou službu v nabídce (1). Všimněme si, že námi vybraná služba má číslování smluv zatím vypnuté. Klikneme na Opravit (ikona tužky, 2).

Otevře se nám okno s nastavením. Zde zatrhneme možnost Číselná řada.

Následně můžeme nastavit přípony, předpony a šířku čísla. V nastavení číselných řad nám také mohou pomoci zástupné značky. Menu zástupných značek si vyvoláme kliknutím na tři tečky vedle polí Předpona a Přípona (1). Z nabídky si pak můžeme zvolit námi preferovanou zástupnou značku(2):

• #M2 - značka doplní aktuální měsíc na dvě číslice (tj. leden bude označen jako 01)
• #R1 - značka doplní poslední jednu číslici z aktuálního roku (tj. rok 2024 bude označen jako 4)
• #R2 - značka doplní poslední dvě číslice z aktuálního roku (tj. rok 2024 bude označen jako 24)
• #R4 - značka doplní aktuální rok v plné délce (tj. roku 2024 bude označen jako 2024)

Zástupné značky se mezi sebou dají navzájem kombinovat, případně můžeme do číselné řady zahrnout další znaky (např. lomítka, pomlčky). Číselné řady mohou mít různé podoby, je zcela na Vás, jakou číselnou řadu budete používat. Nejčastěji se setkáváme s tím, že číselné řady obsahují rok, případně měsíc sepsání smlouvy, zkratku služby, případně se jedná o vlastní interní číslo s různou délkou.

Číselná řada může tak vypadat třeba následovně. Konkrétní číslo smlouvy (1) se v číselné řadě zobrazuje mezi příponou a předponou.

Potvrzením tlačítkem OK číselnou řadu nastavíme. Od tohoto momentu se nám již bude číselná řada nabízet při zadávání smluv novým klientům.

Použití číselných řad na smlouvách klientů

Pozor, u klientů, jejichž smlouvy již máme v CYGNUSu vedeme a nemají zadaná čísla smluv, musíme čísla smluv upravit ručně.

U nově nastoupeného klienta, který ještě nemá žádnou smlouvu, klikneme na tlačítko Zadat novou smlouvu k datu.

V nabídce již vidíme, že se nám nabízí číslo smlouvy podle námi nastavené číselné řady. Všimněme si ale, že číselná řada začíná jedničkou. Ručně nyní musíte přepsat číslo smlouvy na takové, které by vám standardně následovalo. Tuto ruční změnu je však třeba udělat pouze jednou, číselná řada poté začne nabízet následující číslo.

Ruční změnu provedeme kliknutím na ikonu zámečku vedle čísla smlouvy (1). Číslo si přepíšeme na námi zvolené (2), v tomto případě 34. Smlouvu uložíme tlačítkem OK. 

Následující smlouva se nám již bude nabízet s následujícím číslem, zde 35. 

Kliknutím na ikonu zámku můžete opět editovat číslo smlouvy. Pro kontrolu se nám zde zobrazí poslední použité číslo smlouvy. Kliknutím na ikonu Historie si také můžeme nechat zobrazit celou historii číselné řady.