Modul Řízení organizace přináší od verze 25.3 (březen 2025) spoustu novinek a vylepšení.

OBSAH

• Štítky
  • Vytvoření nového Štítku nebo přidání stávajícího
  • Filtrování pomocí Štítků
  • Přiřazení dokumentů při nástupu zaměstnance
• Platnost dokumentu
• Přílohy dokumentů
• Přehled dokumentů po zaměstnancích
• Automatické zobrazení a potvrzení dokumentu od uživatele, který ho zveřejnil

Štítky

Pro lepší přehlednost a třídění lze k dokumentům přiřazovat štítky (tagy). Štítek lze přidat při vytváření nového dokumentu nebo přes editaci (tužku) doplnit k již stávajícím. 

Vytvoření nového Štítku nebo přidání stávajícího

Při přidání dokumentu napište do řádku Štítky název a potvrďte klávesou Enter. 

Štítek se vytvoří a také přiřadí k dokumentu. Můžete tahle vytvořit libovolný počet štítků. 

Pro přidaní již vytvořených štítků k dokumentu klikněte na rolovátko a vyberte příslušný štítek. Každý dokument může mít libovolný počet štítků.

Filtrování pomocí Štítků

V komunikačním centru do políčka Štítky vyberte název Štítku a zobrazí se pouze dokumenty s příslušným štítkem napříč všemi složkami dokumentů, kde máte nastaveno správcovství. 

Pokud vyberete více Štítků, zobrazí se dokumenty, které mají přiřazené všechny vybrané štítky. 

Filtrovat pomocí Štítků můžete i v Mobilním CYGNUSu. Klikněte na ikonu filtru.

Zatrhnete požadované štítky a pokračujte možností Filtrovat. Zobrazí se dokumenty s kombinací vybraných Štítků. 

Přiřazení dokumentů při nástupu zaměstnance

Štítky vám ulehčí práci při zakládání nového zaměstnance a přiřazení dokumentů, které má mít k dispozici.

Platnost dokumentu

V menu editace dokumentu vpravo nahoře je zatržítko Platný. Pokud je checkbox zatržený, znamená to, že dokument vidí všichni uživatelé, kteří ho mají přiřazený. Neplatný dokument vidí pouze správce složky. 

Dokument si můžete například dopředu nachystat a dát ho jako platný až ve chvíli, kdy uznáte, že mám být zaměstnancům k dispozici. Naopak na konci životního dokumentu ho můžete místo smazání jen zneplatnit a dokument máte stále k dispozici, kdybyste ho z jakékoliv důvodu někdy zase potřebovali. 

Přílohy dokumentů

K dokumentům je možné přikládat další dokumenty jako přílohy. Při přidání nového dokumentu nebo editaci stávajícího klikněte na sponku Přidat přílohy k dokumentu.

Klikněte na zelené plusko a vyberte z vašeho PC dokument, který chcete přidat jako přílohu. Pokud je příloh více, postupujte stejně. Ve stejném menu můžete kdykoliv přílohy odebírat nebo další přidávat.

Dokumenty s přílohou poznáte podle ikony Sponky v pravé části. Kliknutím na Sponku si také můžete přílohy otevřít.

Přílohy k dokumentům lze zobrazit a otevřít i v Mobilním CYGNUSu.

Přehled dokumentů po zaměstnancích

V komunikačním centru v menu Dokumentu je záložka se jménem Po zaměstnancích. Tato funkce vám poskytne ucelený přehled, jaké dokumenty má každý zaměstnance přiřazené a u kolika z nich ještě nepotvrdil přečtení.

Sloupeček dokumenty ukazuje počet přiřazených dokumentů. Červené číslo v závorce počet dokumentů, u kterých je vyžádáno potvrzení o přečtení a uživatel toho přečtení ještě nepotvrdil. 

Pokud označíte řádek se jménem zaměstnance a kliknete na ikonu tužky Opravit, otevře se okno nastavení pro konkrétního zaměstnance, kde mu můžete přiřadit složky a dokumenty. 

Nastavení uložíte kliknutím na tlačítko OK.

Automatické zobrazení a potvrzení dokumentu od uživatele, který ho zveřejnil

Při zveřejnění dokumentu se k autorovi rovnou přiřadí informace o zobrazení a přečtení, což se dříve nedělo.