OBSAH

• Úvod
  • Jak zjistíte, že máte aktivovaný modul Řízení organizace?
  • Otevření AI asistenta
  • Kontrola dostupných dokumentů
• Postup pokud je aktivován modul Řízení organizace
  • Vytvoření nové složky
  • Přidání dokumentu do systému
  • Jak zjistím, že jsou dokumenty připraveny pro AI Asistenta?
  • Jak zrušit použití dokumentu pro AI Asistenta?
• Postup pokud není aktivován modul Řízení organizace
  • Vytvoření nové složky
  • Přidání dokumentu do systému
  • Jak zjistím, že jsou dokumenty připraveny pro AI Asistenta?
  • Jak zrušit použití dokumentu pro AI Asistenta?

Úvod

Aby mohl AI Asistent odpovídat na dotazy z vašeho prostředí, potřebuje mít k dispozici podkladové dokumenty. Tyto dokumenty je nutné nahrát do systému CYGNUS a označit je pro použití s AI.

Nahrávání dokumentů obvykle provádí pověřená osoba (např. administrátor, ředitel nebo vedoucí pracovník), ale postup je navržen tak, aby jej zvládl každý uživatel s oprávněním k práci s dokumenty.

Postupy jsou rozděleny podle toho, zda máte aktivovaný modul Řízení organizace, či nikoliv. Nejprve je tedy nutné ověřit, zda je tento modul ve vašem systému aktivní.

Jak zjistíte, že máte aktivovaný modul Řízení organizace?

Ověření provedete v systému v části Nastavení – Systém – Údaje poskytovatele – Licence.

V otevřeném okně vyhledejte řádek Řízení organizace. Pokud tento řádek není zobrazen, modul není aktivní a je nutné postupovat podle návodu pro práci bez modulu Řízení organizace.

V případě zájmu o aktivaci tohoto modulu nás kontaktujte prostřednictvím e-mailu: obchod@iresoft.cz

Kde? Nastavení – Systém – Údaje poskytovatele – Licence

Otevření AI asistenta

Klikněte na ikonu CYGNUS AI Asistent v pravé části obrazovky aplikace.

Tím se otevře okno AI asistenta jako postranní panel v prostředí systému CYGNUS.

V postranním panelu AI asistenta přepněte na záložku Dokumenty. Pokud zatím nejsou připravené žádné dokumenty, uvidíte upozornění v oranžovém poli.

Pokud se zobrazí hláška „Vaše organizace nepřipravila podkladové dokumenty pro CYGNUS AI Asistenta, ke kterým byste měli přístup. Kontaktujte správce ve vašem zařízení.“, znamená to, že zatím nebyly nahrány žádné soubory, ze kterých by mohl asistent čerpat.

Pro zprovoznění AI je potřeba dokumenty nejprve nahrát do správné složky nebo kontaktovat správce systému, aby je zpřístupnil.

V následujícím kroku si ukážeme, jak vytvořit novou složku a nahrát dokumenty správným způsobem.

Postup pokud je aktivován modul Řízení organizace

Vytvoření nové složky

Přejděte do nabídky Nastavení. V sekci Řízení organizace zvolte možnost Složky dokumentů.

Zde můžete spravovat složky, do kterých se nahrávají dokumenty v rámci celé organizace.

Ve spodní části okna klikněte na tlačítko zelené + pro přidání nové složky.

Kde? Nastavení systému → Řízení organizace → Složky dokumentů

Tím se otevře dialogové okno Nová složka dokumentů, kde nastavíte parametry nové složky.

Nastavení složky pro AI

Při vytváření složky doporučujeme zadat následující informace:

• Název složky – např. Směrnice AI.
• Zařízení – ověřte, že odpovídá vašemu pracovišti (např. Domov pro seniory).
• Viditelnost – zaškrtněte volbu Přidat ke čtení všem uživatelům, pokud má být složka dostupná pro všechny uživatele.
• Důležité: zaškrtněte možnost Povolit použití dokumentů v Cygnus Asistentovi, aby složka byla propojena s AI.

Nakonec potvrďte vytvoření složky kliknutím na tlačítko OK. Tímto je složka připravena pro nahrávání dokumentů, které bude možné využít v rámci AI asistenta.

Přidání dokumentu do systému

Z hlavního prostředí systému otevřete nabídku Komunikace a poté zvolte Komunikační centrum. V levém menu klikněte na sekci Dokumenty.

Zobrazí se přehled všech dokumentů, které jsou aktuálně v systému uloženy a roztříděny podle jednotlivých složek.

Kde? Komunikace → Komunikační centrum → Dokumenty

Klikněte dole na tlačítko zelené + (Přidat nový dokument). Otevře se okno pro nahrání nového souboru a jeho popis.

Výběr souboru

Klikněte na zelenou ikonu + vedle pole Soubor a vyberte dokument z počítače.

Podporovány jsou formáty PDF, Word nebo jiné běžné textové soubory. Dokument by měl obsahovat hlavně čitelný text (viz Tvorba kvalitní dokumentace pro AI asistenta).

Zkontrolujte, že se automaticky doplnil název dokumentu, a případně jej upravte.

V poli Složka vyberte složku, kterou jste vytvořili pro AI (např. Směrnice AI).

Volitelně můžete přidat Štítky nebo Poznámku pro snazší vyhledávání či popis obsahu.

Pro účely AI nezapomeňte zaškrtnout volbu „Použít dokument v Cygnus Asistentovi“.

Pokud chcete sledovat, kdo si dokument přečetl, můžete aktivovat i funkci Vyžádat potvrzení o přečtení.

Po dokončení všech kroků klikněte na tlačítko OK. Dokument se uloží do systému a bude k dispozici AI Asistentovi pro zodpovídání dotazů.

Jak zjistím, že jsou dokumenty připraveny pro AI Asistenta?

Po nahrání dokumentů do systému CYGNUS si můžete jednoduše ověřit, zda jsou tyto dokumenty připraveny k použití v AI Asistentovi. Kontrolu provedete přímo v modulu Komunikační centrum.

V dolní části přehledu dokumentů klikněte na tlačítko CYGNUS AI Asistent.

Kde? Komunikace → Komunikační centrum → Dokumenty

Po kliknutí se zobrazí okno Nastavit použití dokumentů v CYGNUS AI Asistent, kde uvidíte seznam složek a jednotlivých dokumentů.

Ve druhém sloupečku se zobrazují stavové ikony dokumentů:

• Symbol hodin znamená, že dokument je právě zpracováván. AI ho zatím neumí použít.
• Šedá fajfka značí, že dokument je připraven k použití a může být využit pro odpovědi v AI Asistentovi.

Jakmile je dokument označen šedou fajfkou, můžete se vrátit do záložky Dokumenty a začít pokládat dotazy – AI bude čerpat z nově nahraných informací.

Tento proces může trvat několik minut až několik hodin v závislosti na velikosti dokumentu.

Jak zrušit použití dokumentu pro AI Asistenta?

Pokud si přejete, aby určitý dokument nebyl nadále dostupný pro CYGNUS AI Asistenta, můžete jeho použití jednoduše deaktivovat. Tímto způsobem zajistíte, že AI přestane čerpat obsah z daného souboru.

V seznamu dokumentů vyberte soubor, který již nemá být používán AI Asistentem, a klikněte na ikonu tužky pro otevření okna pro úpravu dokumentu.

Kde? Komunikace → Komunikační centrum → Dokumenty

V okně Upravit dokument najděte volbu „Použít dokument v Cygnus Asistentovi“.

Zrušte zaškrtnutí tohoto pole a potvrďte změnu kliknutím na tlačítko OK.

Tímto krokem dokument přestane být součástí znalostní báze a AI Asistent jej nebude dále používat pro vyhledávání odpovědí.

Postup pokud není aktivován modul Řízení organizace

Vytvoření nové složky

V pravé části programu klikněte na nabídku Nastavení a poté na položku CYGNUS AI Asistent.

Kde? Nastavení → CYGNUS AI Asistent

Klikněte na tlačítko zelené + pro vytvoření nového dokumentu. V otevřeném okně Nový dokument klikněte na ikonu tužky Číselník složek dokumentů.

V tomto okně klikněte opět na tlačítko zelené + pro přidání nové složky.

V okně Nová složka dokumentů zadejte název složky. Pomocí zelených fajek můžete určit, kteří uživatelé budou mít přístup k dokumentům přiřazeným do této složky. Alternativně můžete vlevo dole zvolit možnost Přiřadit ke čtení všem uživatelům.

Sloupec Správce slouží k určení uživatelů, kteří mohou do složky vkládat dokumenty nebo je mazat.

Po vyplnění všech údajů klikněte na tlačítko OK pro uložení složky. Nyní je možné přistoupit k nahrání konkrétních dokumentů do této složky.

Přidání dokumentu do systému

Znovu otevřete nabídku Nastavení a klikněte na CYGNUS AI Asistent. V pravé části klikněte na zelené tlačítko +.

Kde? Nastavení → CYGNUS AI Asistent

V okně Nový dokument klikněte na zelené tlačítko + a vyberte soubor, který chcete nahrát (např. PDF, Word).

Pokud máte vytvořenou složku s názvem Směrnice, vyberte ji z rozbalovacího seznamu v poli Složka.

Jak zjistím, že jsou dokumenty připraveny pro AI Asistenta?

V okně Nastavení – CYGNUS AI Asistent uvidíte po vložení dokumentu symbol hodin – to znamená, že dokument se zpracovává.

Jakmile bude dokument označen symbolem šedé fajfky, znamená to, že je připraven a bude dostupný pro odpovědi AI asistenta.

Tento proces může trvat několik minut až několik hodin v závislosti na velikosti dokumentu.

Jak zrušit použití dokumentu pro AI Asistenta?

Stále pracujeme v okně Nastavení – CYGNUS AI Asistent. V seznamu dokumentů klikněte na příslušný řádek a následně na tlačítko červeného křížku „Odebrat“.

Kde? Nastavení → CYGNUS AI Asistent