OBSAH

• Jak změnit pracovní skupinu
• Jak změnit provoz
• Jak změnit úvazek
• Známe problémy při změně úvazku
• Převod hodin při změně úvazku
• Jak změnit pracovní pozici
• Seznam pracovních pozic

Jak změnit pracovní skupinu

Pracovní skupina slouží k tomu, abychom zaměstnanci nastavili jeho pracovní režim. Pracovní skupina neslouží k rozdělování zaměstnanců podle pater, úseků, nebo podle jejich pracovních pozic atd.

Tento postup je určen pro ty případy, kdy měníte pracovní režim zaměstnance. Například přechází z nerovnoměrného režimu s nepřetržitým provozem na nerovnoměrný režim s provozem jednosměnným. Změnu je možné provádět pouze dopředu, nejpozději však v měsíci, od kterého změna platí.

Změnu pracovní skupiny proveďte na kartě zaměstnance v podsekci Provozy a pracovní skupiny klepnutím na tlačítko Zadat novou pracovní skupinu k datu v části Pracovní skupina.

(KDE? Zaměstnanci – Karta zaměstnance – Pracovní smlouvy - Provozy a pracovní skupiny)

V otevřeném okně zvolte nejprve správné datum platnosti a poté vyberte novou pracovní skupinu, do které má být zaměstnanec zařazen.

Pokud na některé z pevných směn má zaměstnanec jiný start/konec, jeho nastavení proveďte klepnutím na tlačítko Přidat (nebo existující nastavení můžete Opravit či Odebrat), vyberte směnu, zvolte, co nastavujete, zadejte správný čas a uložte klepnutím na OK.

Celé nastavení hotové? Uložte klepnutím na OK.

Následně se může otevřít okno, které Vás vyzve k nahrazení směn. Důvod je takový, že program narazil na směny, které má v dlouhodobém / měsíčním plánu. V našem případě je vidět, že má ještě noční směny, ale v nové pracovní skupině tyto směny neplatí. Máte tři možnosti.

1. Smazat vybrané směny z plánů, protože nový vedoucí vytvoří plán jiný.

Označte směny a klikněte na tlačítko Vymazat směny.

2. Vybrané směny můžete nahradit směnou, která existuje v nastavení pracovních skupin.

Označte směny a vyberte, za jakou směnu je chcete vyměnit. I když se bude zdát, že vybíráte stejnou směnu, je potřeba výměnu potvrdit.

3. Kliknutím na tlačítko Storno směny u zaměstnance zůstanou a je možné je ještě přesunout jinému zaměstnanci.

Tlačítko Opravit
V případě, že jste si všimli, že jste udělali nesprávný krok, je možné jej opravit.

Tlačítko slouží pouze k opravě zadané hodnoty, nelze s ním provést změnu.

Místo špatně nastavené pracovní skupiny „Dohody“ nastavujeme PSS Nerovnoměrně 40:00 a potvrzujeme tlačítkem OK.

Tlačítko Historie

Tlačítko slouží především k tomu, že se chcete podívat do minulosti. Také se hodí, pokud jste se rozhodli jeho budoucí změnu zrušit a zaměstnanec bude pokračovat ve svém původním nastavení.

Označte řádek a červeným křížkem zrušíte zadané nastavení.

Dále se můžete setkat s hláškou „Zaměstnanec je zařazený do provozu, který není součástí pracovní skupiny, opravdu chcete pokračovat“.

V případě, že budete ještě měnit provoz, který je součástí pracovní skupiny, pokračujte tlačítkem Ano a změňte provoz.

V případě, že tento zaměstnanec zůstane na daném provozu a bude mít vybranou tuto pracovní skupinu, a zobrazí se výstražný maják, můžete na něj kliknout a uvidíte následující hlášku.

Bude potřebné nastavit program dle následujícího postupu, který naleznete zde.

Stejný postup platí v případě, že měníte jen provoz, pracovní skupina zůstává.

 V PRŮVODCI PŘIDÁNÍ ZAMĚSTNANCE SE MI NENABÍZÍ PRACOVNÍ SKUPINA, PROČ? 

Jak změnit provoz

Provozem je zamýšleno fyzické pracoviště zaměstnance – to znamená, na kterém úseku, oddělení pracuje, kdo je jeho vedoucí, která má na starosti tento provoz a vytváří například plány a docházku.

Nastavení proveďte v sekci Provozy a pracovní skupiny klepnutím na tlačítko Zadat nový provoz k datu.

(KDE? Zaměstnanci – Karta zaměstnance – Pracovní smlouvy – Provozy a pracovní skupiny)

V otevřeném okně zvolte datum změny a vyberte z nabídky provoz.

Hotovo? Uložte klepnutím na tlačítko OK.

Pokud je existující provoz chybný, můžete jej Opravit nebo pod tlačítkem Zobrazit historii kromě sledování provoz odebrat.

Jak změnit úvazek

Tento postup je určen pro ty případy, kdy měníte koeficient úvazku, například z celého na poloviční. Postup bez komplikací funguje pouze v případě, že změnu provádíte dopředu (změna bude platná až v budoucím období), nejpozději však v měsíci změny.

Tímto způsobem se provádí i změna typu pracovního poměru, tedy například z pracovní smlouvy na dohodu o provedení práce nebo činnosti a naopak. Toto provádíte, když nedochází k tzv. změně pracovní pozice zaměstnance – tedy například z pracovníka přímé péče na pracovníka stravování.

Změnu úvazku proveďte v kartě zaměstnance v podsekci Pracovní smlouvy klepnutím na tlačítko Změnit úvazek v části Úvazek.

(KDE? Zaměstnanci – Karta zaměstnance – Pracovní smlouvy)

V otevřeném okně nejprve zadejte datum, od kterého platí nový úvazek. A pak zapište koeficient úvazku (například 0.5). Pokud koeficient neznáte, ale znáte počet hodin za týden, můžete si jej nechat spočítat. Stačí klepnout na tři tečky, pod kterými naleznete kalkulačku.

Pokud máte více poskytovaných služeb, nezapomeňte pro vykazování na MPSV rozepsat úvazek mezi jednotlivé služby. Jen klepněte do žlutě zabarveného pole u služby a zapište koeficient.

Hotovo? Uložte klepnutím na OK.

Známe problémy při změně úvazku

Pokud se vám nedaří provést změnu úvazku (například z celého na poloviční nebo z pracovní smlouvy na dohodu o provedení práce) a objeví se hláška „Nelze pokračovat, protože změna zasahuje do uzavřeného období docházky“, pravděpodobně bylo místo tlačítka Změnit úvazek použito tlačítko Opravit.

Pro úpravu úvazku používejte výhradně tlačítko Změnit úvazek, protože tlačítko Opravit slouží pouze k opravám chybně zadaných údajů.

Pokud použijete tlačítko Opravit k zadání data změny úvazku, změní se tím jeho platnost od nového data a přepíše se původní historie. Proto vás program v takovém případě nepovolí pokračovat.

Převod hodin při změně úvazku

Při změně úvazku se dříve odpracované přesčasy nebo nedopracované hodiny automaticky nepřenášejí do nového úvazku. Tyto hodiny je nutné vypořádat před změnou – buď jejich proplacením, nebo poskytnutím náhradního volna.

Toto chování systému je nastaveno záměrně, aby nedocházelo k nesprávnému přepočtu hodin po změně úvazku.

Ačkoliv existuje možnost manuálního přenosu hodin do dalšího měsíce, tento postup nedoporučujeme. Hrozí zde riziko narušení správnosti výkazů.

Postup manuálního přenosu hodin (NEDOPORUČUJEME)

• Otevřete výkaz docházky následujícího měsíce u daného zaměstnance.
• V pravé části obrazovky klikněte na ikonu tužky.
• Na řádku s názvem měsíce najděte sloupec „Přenos“.
• Vedle něj klikněte na ikonu zámku, čímž pole odemknete.
• Do políčka zadejte hodnotu 0:00 nebo jinou.
• Zámek ponechte odemčený a potvrďte tlačítkem OK.

Poznámka: Přenos se vždy nastavuje v následujícím měsíci. Například pokud má zaměstnanec mínusové hodiny na konci června, úprava se provádí v červencovém výkazu.

Jak změnit pracovní pozici

Pokud dojde ke změně pracovní pozice, končí smlouva původní a vzniká nová. V CYGNUS je k dispozici nástroj, který oba kroky zvládne najednou.

Přejděte do karty zaměstnance, u kterého pracovní pozici měníte.

(KDE? Zaměstnanci – Karta zaměstnance – Pracovní smlouvy)

Pod Pracovní smlouvou klepněte na tlačítko Změna pracovní pozice.

V otevřeném průvodci nejprve zvolte datum, od kterého je změna platná. A pokračujte klepnutím na Další.

Vyplňte důležité údaje ze smlouvy:

• provoz, na kterém zaměstnanec nově bude
• pracovní skupinu k možnosti plánovat směny a vést docházku
• typ pracovního poměru – pracovní smlouva nebo dohoda

Až budete hotovi, klepněte na Další.

Posledním krokem jsou údaje pro vykazování dat na MPSV. Vyplňte potřebné údaje o zaměstnanci a nezapomeňte rozdělit úvazek na jednotlivé poskytované služby, je-li jich více.

Hotovo. Klepněte na Dokončit.

V kartě bude původní pozice ukončena.

A nová pozice bude platná od data následujícího po ukončení pozice původní.

Pokud děláte změnu pracovní pozice dopředu, nezapomeňte, že bude třeba ještě provést přesun údajů ze smlouvy původní na smlouvu novou. O tom vás ostatně bude informovat hláška na konci průvodce.

Pokud provádíte změnu pracovní pozice zpětně, není nutné provádět žádné další kroky. Průvodce tyto údaje přesune automaticky:

• Identifikační údaje (otisky, číslo čipu, autorizace do čteček)
• Záznamy docházky a výkazy docházky zadané s platností od data změny pozice
• Rozpisy služeb platné po datu změny pozice

Seznam pracovních pozic

Seznam pracovních pozic je v systému pevně stanovený a nelze jej upravovat ani uživatelsky, ani prostřednictvím konzultantů společnosti IRESOFT. Tento seznam je neměnný z důvodu, že program CYGNUS exportuje statistické údaje do aplikace OKslužby – poskytovatel, tedy na Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV).

Máte-li další dotazy nebo potřebujete informace k metodice, naleznete je přímo na stránkách MPSV.