Z webináře Elektronické zpracování plateb ve Vyúčtování a Depozitech vznikly materiály, které Vám pomohou uvést tuto funkčnost CYGNUSu do praxe maximálně přehledně a jednoduše. 

Tento návod Vás provede jednoduchým krokovým postupem pro zavedení elektronických výpisů ve Vašem zařízení. 


Pro lepší orientaci v názvosloví se podívejte na Seznam pojmů, který najdete na konci dokumentu. 


OBSAH

Jak se interně domluvit s kolegy a nastavit nové procesy? 

  • Než se pustíte do nastavování v CYGNUS 2, doporučujeme Vám vyvolat schůzi vedení, ekonomického a sociálního úseku. Jedná se o zásadní procesní změnu a ze zkušenosti víme, že je důležité najít shodu se všemi zainteresovanými kolegy. Tento bod určitě nepodceňujte a buďte si jistí, že všichni jsou informováni a ochotni se zapojit.  


Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k INKASU 

Předpoklady a princip: 

  • Samozřejmostí je povolení inkasa ze strany klienta. Tj. dokud u své banky nebude mít inkaso povoleno, nebude možné jej z účtu klienta strhnout.
  • Před použitím funkce je nutné provést nastavení čísla bankovního účtu organizace.To může provádět uživatel s právem Správce nastavení (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce). 
  • Dále je třeba na kartě klienta nastavit Platbu inkasem a zadat číslo účtu pro inkaso. 

 

Nastavte číslo účtu klienta: 

(Kde? Klienti – Karta klienta - Vyúčtování - Nastavení)

Povolení inkasa u klienta se provádí v jeho kartě, konkrétně v Nastavení vyúčtování. Použijte pro úpravu tlačítko Opravit v části Údaje pro příchozí platby.


 
 

1. V otevřeném okně nejprve zapište variabilní symbol klienta, pod kterým bude platba inkasována. 

2. Následně zatrhněte volbu Platba inkasem z účtu. 

3. Zapište číslo účtu, ze kterého se budou částky strhávat. 

3. Potvrďte klepnutím na OK. Nastavení inkasa uvidíte v kartě klienta. 


 

 

Nastavte číslo účtu organizace: 

Nastavení může provádět uživatel s právem Správce nastavení (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce). 


Pokud si nejste jistí, kdo je Správcem nastavení CYGNUSu, najeďte myší v menu CYGNUSu na své jméno a zvolte z nabídky Administrátoři a správci nastavení. Zde najděte jméno osoby s rolí Správce nastavení a tu požádejte o nastavení. Nastavení proveďte poklepáním na řádek s názvem nákladového střediska. 


(KDE? Nastavení – Klienti – Vyúčtování – Nákladová střediska)


 

 

V otevřeném okně zadejte číslo účtu organizace, na který přijímáte platby za pobyt, stravu a služby. Pokud máte více nákladových středisek, tak stejné nastavení proveďte i u ostatníchUložte klepnutím na OK.

Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky  


 

Hotovo! Těmito kroky budete mít CYGNUS nastaven pro tvorbu příkazu k inkasu plateb. 



Jak vytvořit elektronický Příkaz k inkasu částek za poskytnuté služby? 

Vytvoření Příkazu k inkasu – scénář: nahráváme do banky příkaz pro stržení částek za poskytnuté služby 


Export souboru s údaji k provedení příkazu k inkasu najdete v nástroji Vyúčtování. 


(KDE? Klienti – Vyúčtování – Operace)


Do exportovaného souboru se přenesou všechny nedoplatky (tedy, co je třeba strhnout, aby nedoplatek nebyl) za vybrané účely ve zvoleném měsíci Vyúčtování. Aby se u klienta příkaz k inkasu provedl, je třeba splnit dvě podmínky: 


  • musí mít nastaveno číslo účtu pro inkasování nedoplatků (toto nastavení najdete v 1. části návodu, kterou jsme Vám posílali minulý týden)
  • musí mít nedoplatek. 

 

V okně proto nejprve vyberte z nabídky účel (pro výběr více účelů zvolte tlačítko Jiné se symbolem tří teček) a také zvolte správný měsíc, za který se budou nedoplatky inkasovat.

Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky  

 

 

Pokračujte klepnutím na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Exportovat příkaz k inkasu.


Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky 

 

 

 

V otevřeném okně zvolte nejprve datum splatnosti a pak zkontrolujte a případně změňte umístění exportovaných souborů. Pokračujte klepnutím na OK.


 

  


Operace bude potvrzena touto hláškou.


Obsah obrázku text, rostlina Popis byl vytvořen automaticky  


Poté vyhledejte soubory v uvedeném umístění. Soubor ve formátu PDF obsahuje souhrn klientů a částek, které budou inkasovány.Soubor ve formátu KPC je určen k importu do internetového bankovnictví. Postup provedení importu souboru s koncovkou .KPC do bankovnictví konzultujte v případě potřeby se svou bankou. Název uloženého příkazu k inkasu se generuje dle aktuální datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k inkasu.


Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky 

 

 

 

Jakmile peníze na základě inkasa skutečně dorazí, doporučujeme je načíst ze souboru, jak je popsáno v nápovědě k importu plateb z bankovnictví. 

 

To je vše. Máte hotovo, Váš první příkaz k inkasu jste právě vytvořili! 

 


Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k platbě (vratky) 

 

Předpoklady a princip: 

  • Aby bylo možné vyexportovat bezhotovostní výdejovou platbu jako soubor k nahrání do banky, nebo vytisknout tuto platbu jako seznam s čísly účtu, je třeba u klienta nastavit preferovaný způsob platby na bezhotovostní (Převod na číslo účtu)
  • Rovněž je třeba mít nastaveno číslo účtu Vaší organizace. 

 

Nastavit číslo účtu klienta 


(KDE? Klienti – Karta klienta – Vyúčtování – Nastavení) 


Aby bylo možné vyexportovat bezhotovostní výdejovou platbu jako soubor k nahrání do banky, nebo vytisknout tuto platbu jako seznam s čísly účtu, je třeba u klienta nastavit preferovaný způsob platby na bezhotovostní (Převod na číslo účtu) a číslo účtu nastavit. Klepněte na tlačítko Opravit v pravé části okna v části Údaje pro odchozí platby.


 

 

 

V otevřeném okně zvolte preferovaný způsob jako převod na číslo účtu a číslo účtu zapište. Uložte klepnutím na OK. 

 

 

 

Hotovo! Těmito kroky budete mít CYGNUS pro vytvoření příkazu k platbě nastaven. 

 

Jak vytvořit elektronický příkaz k platbě pro banku – např. příkaz k výplatě vratek? 

Vytvoření Příkazu k platbě – scénář: nahráváme do banky příkaz pro odeslání přeplatků (vratek) z vyúčtování poskytnutých služeb 


CYGNUS 2 umožňuje exportovat příkaz k platbě na základě výdajového dokladu z vyúčtování, který je bezhotovostní.Export proveďte v nástroje Platby ve Vyúčtování. 



(KDE? Klienti – Vyúčtování – Operace – Platby – Operace – Exportovat příkaz pro banku)  


Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky


V otevřeném okně klepněte na tlačítko Operace a zvolte Exportovat příkaz pro banku (v daném měsíci již musí existovat výdajová platba bezhotovostní, v přehledu jde poznat podle ikony kreditní karty).


 

 

 

V otevřeném okně zatrhněte doklad (nebo i více, pokud chcete vyexportovat příkaz pro několik dokladů najedou) a upravte detaily k exportu, jako datum splatnosti, text platby nebo místo, kam se má soubor uložit.Při zatržení více dokladů se vytvoří jeden Příkaz k platbě. Název uloženého příkazu k platbě se generuje dle aktuálního datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k platbě.


 


Pokračujte klepnutím na Další. Nyní máte před sebou kontrolní seznam s klienty a jejich účty. Pokud je číslo účtu chybné, nebude klientovi možné příkaz vytvořit. Chybné číslo je označeno červeným rožkem. Takový řádek můžete odzatrhnout a tím platbu pro daného klienta zrušit, nebo číslo účtu klienta opravit a poté pokračovat. Samotný export provedete klepnutím na tlačítko OK.  
Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky  

 

Operace bude potvrzena touto hláškou. 


 

Poté vyhledejte soubory v uvedeném umístění. Soubor ve formátu PDF obsahuje souhrn klientů a částek, které budou inkasovány.Soubor ve formátu KPC je určen k importu do internetového bankovnictví. Postup provedení importu souboru s koncovkou .KPC do bankovnictví konzultujte v případě potřeby se svou bankou. Název uloženého příkazu k inkasu se generuje dle aktuální datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k platbě. 

 

To je vše. Máte hotovo, Váš první příkaz k platbě pro banku jste právě vytvořili! 

 

Seznam pojmů: 

.GPC – přípona datového souboru ABO 

.KPC – přípona importního datového souboru ABO 

VS – variabilní symbol 

SS – specifický symbol 

Příkaz k INKASU – funkce pro export úhrad do souboru s příponou .KPC 

Příkaz k platbě – funkce pro export vratek (vrácené část/přeplatky) do souboru s příponou .KPC 

Nákladové středisko – označení střediska/zařízení pro zpracování vyúčtování a financí v CYGNUS 2