Z webináře Elektronické zpracování plateb ve Vyúčtování a Depozitech vznikly materiály, které Vám pomohou uvést tuto funkčnost CYGNUSu do praxe maximálně přehledně a jednoduše.
Tento návod Vás provede jednoduchým krokovým postupem pro zavedení elektronických výpisů ve Vašem zařízení.
OBSAH
- Jak se interně domluvit s kolegy a nastavit nové procesy?
- Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k INKASU
- Jak vytvořit elektronický Příkaz k inkasu částek za poskytnuté služby?
- Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k platbě (vratky)
- Jak vytvořit elektronický příkaz k platbě pro banku – např. příkaz k výplatě vratek?
Jak se interně domluvit s kolegy a nastavit nové procesy?
Než se pustíte do nastavování v CYGNUS 2, doporučujeme Vám vyvolat schůzi vedení, ekonomického a sociálního úseku. Jedná se o zásadní procesní změnu a ze zkušenosti víme, že je důležité najít shodu se všemi zainteresovanými kolegy. Tento bod určitě nepodceňujte a buďte si jistí, že všichni jsou informováni a ochotni se zapojit.
Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k INKASU
Předpoklady a princip:
- Samozřejmostí je povolení inkasa ze strany klienta. Tj. dokud u své banky nebude mít inkaso povoleno, nebude možné jej z účtu klienta strhnout.
- Před použitím funkce je nutné provést nastavení čísla bankovního účtu organizace.To může provádět uživatel s právem Správce nastavení (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce).
- Dále je třeba na kartě klienta nastavit Platbu inkasem a zadat číslo účtu pro inkaso.
Nastavte číslo účtu klienta:
(Kde? Klienti – Karta klienta - Vyúčtování - Nastavení)
Povolení inkasa u klienta se provádí v jeho kartě, konkrétně v Nastavení vyúčtování. Použijte pro úpravu tlačítko Opravit v části Údaje pro příchozí platby.
1. V otevřeném okně nejprve zapište variabilní symbol klienta, pod kterým bude platba inkasována.
2. Následně zatrhněte volbu Platba inkasem z účtu.
3. Zapište číslo účtu, ze kterého se budou částky strhávat.
3. Potvrďte klepnutím na OK. Nastavení inkasa uvidíte v kartě klienta.
Nastavte číslo účtu organizace:
Nastavení může provádět uživatel s právem Správce nastavení (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce).
Pokud si nejste jistí, kdo je Správcem nastavení CYGNUSu, najeďte myší v menu CYGNUSu na své jméno a zvolte z nabídky Administrátoři a správci nastavení. Zde najděte jméno osoby s rolí Správce nastavení a tu požádejte o nastavení. Nastavení proveďte poklepáním na řádek s názvem nákladového střediska.
(KDE? Nastavení – Klienti – Vyúčtování – Nákladová střediska)
V otevřeném okně zadejte číslo účtu organizace, na který přijímáte platby za pobyt, stravu a služby. Pokud máte více nákladových středisek, tak stejné nastavení proveďte i u ostatních. Uložte klepnutím na OK.
Hotovo! Těmito kroky budete mít CYGNUS nastaven pro tvorbu příkazu k inkasu plateb.
Jak vytvořit elektronický Příkaz k inkasu částek za poskytnuté služby?
Vytvoření Příkazu k inkasu – scénář: nahráváme do banky příkaz pro stržení částek za poskytnuté služby
Export souboru s údaji k provedení příkazu k inkasu najdete v nástroji Vyúčtování.
(KDE? Klienti – Vyúčtování – Operace)
Do exportovaného souboru se přenesou všechny nedoplatky (tedy, co je třeba strhnout, aby nedoplatek nebyl) za vybrané účely ve zvoleném měsíci Vyúčtování. Aby se u klienta příkaz k inkasu provedl, je třeba splnit dvě podmínky:
- musí mít nastaveno číslo účtu pro inkasování nedoplatků
- musí mít nedoplatek.
V okně proto nejprve vyberte z nabídky účel (pro výběr více účelů zvolte tlačítko Jiné se symbolem tří teček) a také zvolte správný měsíc, za který se budou nedoplatky inkasovat.
Pokračujte klepnutím na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Exportovat příkaz k inkasu.
V otevřeném okně zvolte nejprve datum splatnosti a pak zkontrolujte a případně změňte umístění exportovaných souborů. Pokračujte klepnutím na OK.
Operace bude potvrzena touto hláškou.
Poté vyhledejte soubory v uvedeném umístění. Soubor ve formátu PDF obsahuje souhrn klientů a částek, které budou inkasovány. Soubor ve formátu KPC je určen k importu do internetového bankovnictví. Postup provedení importu souboru s koncovkou .KPC do bankovnictví konzultujte v případě potřeby se svou bankou. Název uloženého příkazu k inkasu se generuje dle aktuální datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k inkasu.
Jakmile peníze na základě inkasa skutečně dorazí, doporučujeme je načíst ze souboru, jak je popsáno v nápovědě k importu plateb z bankovnictví.
To je vše. Máte hotovo, Váš první příkaz k inkasu jste právě vytvořili!
Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k platbě (vratky)
Předpoklady a princip:
- Aby bylo možné vyexportovat bezhotovostní výdejovou platbu jako soubor k nahrání do banky, nebo vytisknout tuto platbu jako seznam s čísly účtu, je třeba u klienta nastavit preferovaný způsob platby na bezhotovostní (Převod na číslo účtu)
- Rovněž je třeba mít nastaveno číslo účtu Vaší organizace.
Nastavit číslo účtu klienta
(KDE? Klienti – Karta klienta – Vyúčtování – Nastavení)
Aby bylo možné vyexportovat bezhotovostní výdejovou platbu jako soubor k nahrání do banky, nebo vytisknout tuto platbu jako seznam s čísly účtu, je třeba u klienta nastavit preferovaný způsob platby na bezhotovostní (Převod na číslo účtu) a číslo účtu nastavit. Klepněte na tlačítko Opravit v pravé části okna v části Údaje pro odchozí platby.
V otevřeném okně zvolte preferovaný způsob jako převod na číslo účtu a číslo účtu zapište. Uložte klepnutím na OK.
Hotovo! Těmito kroky budete mít CYGNUS pro vytvoření příkazu k platbě nastaven.
Jak vytvořit elektronický příkaz k platbě pro banku – např. příkaz k výplatě vratek?
Vytvoření Příkazu k platbě – scénář: nahráváme do banky příkaz pro odeslání přeplatků (vratek) z vyúčtování poskytnutých služeb
CYGNUS 2 umožňuje exportovat příkaz k platbě na základě výdajového dokladu z vyúčtování, který je bezhotovostní. Export proveďte v nástroje Platby ve Vyúčtování.
(KDE? Klienti – Vyúčtování – Operace – Platby – Operace – Exportovat příkaz pro banku)
V otevřeném okně klepněte na tlačítko Operace a zvolte Exportovat příkaz pro banku (v daném měsíci již musí existovat výdajová platba bezhotovostní, v přehledu jde poznat podle ikony kreditní karty).
V otevřeném okně zatrhněte doklad (nebo i více, pokud chcete vyexportovat příkaz pro několik dokladů najedou) a upravte detaily k exportu, jako datum splatnosti, text platby nebo místo, kam se má soubor uložit. Při zatržení více dokladů se vytvoří jeden Příkaz k platbě. Název uloženého příkazu k platbě se generuje dle aktuálního datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k platbě.
Operace bude potvrzena touto hláškou.
Poté vyhledejte soubory v uvedeném umístění. Soubor ve formátu PDF obsahuje souhrn klientů a částek, které budou inkasovány. Soubor ve formátu KPC je určen k importu do internetového bankovnictví. Postup provedení importu souboru s koncovkou .KPC do bankovnictví konzultujte v případě potřeby se svou bankou. Název uloženého příkazu k inkasu se generuje dle aktuální datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k platbě.
To je vše. Máte hotovo, Váš první příkaz k platbě pro banku jste právě vytvořili!
Seznam pojmů:
.GPC – přípona datového souboru ABO
.KPC – přípona importního datového souboru ABO
VS – variabilní symbol
SS – specifický symbol
Příkaz k INKASU – funkce pro export úhrad do souboru s příponou .KPC
Příkaz k platbě – funkce pro export vratek (vrácené část/přeplatky) do souboru s příponou .KPC
Nákladové středisko – označení střediska/zařízení pro zpracování vyúčtování a financí v CYGNUS 2