Postup pro jednoduché nastavení elektronického zpracování plateb ve Vyúčtování - Inkaso, Příkaz k platbě

Změněno dne Čt, 18 Duben v 3:58 ODPOLEDNE


Z webináře Elektronické zpracování plateb ve Vyúčtování a Depozitech vznikly materiály, které Vám pomohou uvést tuto funkčnost CYGNUSu do praxe maximálně přehledně a jednoduše. 

Tento návod Vás provede jednoduchým krokovým postupem pro zavedení elektronických výpisů ve Vašem zařízení. 


Pro lepší orientaci v názvosloví se podívejte na Seznam pojmů, který najdete na konci dokumentu. 


OBSAH

Jak se interně domluvit s kolegy a nastavit nové procesy? 

  • Než se pustíte do nastavování v CYGNUS, doporučujeme Vám vyvolat schůzi vedení, ekonomického a sociálního úseku. Jedná se o zásadní procesní změnu a ze zkušenosti víme, že je důležité najít shodu se všemi zainteresovanými kolegy. Tento bod určitě nepodceňujte a buďte si jistí, že všichni jsou informováni a ochotni se zapojit.  


Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k INKASU 

Předpoklady a princip: 

  • Samozřejmostí je povolení inkasa ze strany klienta. Tj. dokud u své banky nebude mít inkaso povoleno, nebude možné jej z účtu klienta strhnout.
  • Před použitím funkce je nutné provést nastavení čísla bankovního účtu organizace.To může provádět uživatel s právem Správce nastavení (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce). 
  • Dále je třeba na kartě klienta nastavit Platbu inkasem a zadat číslo účtu pro inkaso. 

 

Nastavte číslo účtu klienta: 

(Kde? Klienti – Karta klienta - Vyúčtování - Nastavení)

Povolení inkasa u klienta se provádí v jeho kartě, konkrétně v Nastavení vyúčtování. Použijte pro úpravu tlačítko Opravit v části Údaje pro příchozí platby.


 
 

1. V otevřeném okně nejprve zapište variabilní symbol klienta, pod kterým bude platba inkasována. 

2. Následně zatrhněte volbu Platba inkasem z účtu. 

3. Zapište číslo účtu, ze kterého se budou částky strhávat. 

3. Potvrďte klepnutím na OK. Nastavení inkasa uvidíte v kartě klienta. 


 

 

Nastavte číslo účtu organizace: 

Nastavení může provádět uživatel s právem Správce nastavení (nejčastěji ředitel, ekonom, vedoucí, IT správce). 


Pokud si nejste jistí, kdo je Správcem nastavení CYGNUSu, najeďte myší v menu CYGNUSu na své jméno a zvolte z nabídky Administrátoři a správci nastavení. Zde najděte jméno osoby s rolí Správce nastavení a tu požádejte o nastavení. Nastavení proveďte poklepáním na řádek s názvem nákladového střediska. 


(KDE? Nastavení – Klienti – Vyúčtování – Nákladová střediska)


 

 

V otevřeném okně zadejte číslo účtu organizace, na který přijímáte platby za pobyt, stravu a služby. Pokud máte více nákladových středisek, tak stejné nastavení proveďte i u ostatníchUložte klepnutím na OK.

Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky  


 

Hotovo! Těmito kroky budete mít CYGNUS nastaven pro tvorbu příkazu k inkasu plateb. 



Jak vytvořit elektronický Příkaz k inkasu částek za poskytnuté služby? 

Vytvoření Příkazu k inkasu – scénář: nahráváme do banky příkaz pro stržení částek za poskytnuté služby 


Export souboru s údaji k provedení příkazu k inkasu najdete v nástroji Vyúčtování. 


(KDE? Klienti – Vyúčtování – Operace)


Do exportovaného souboru se přenesou všechny nedoplatky (tedy, co je třeba strhnout, aby nedoplatek nebyl) za vybrané účely ve zvoleném měsíci Vyúčtování. Aby se u klienta příkaz k inkasu provedl, je třeba splnit dvě podmínky: 


  • musí mít nastaveno číslo účtu pro inkasování nedoplatků 
  • musí mít nedoplatek. 

 

V okně proto nejprve vyberte z nabídky účel (pro výběr více účelů zvolte tlačítko Jiné se symbolem tří teček) a také zvolte správný měsíc, za který se budou nedoplatky inkasovat.

Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky  

 

 

Pokračujte klepnutím na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Exportovat příkaz k inkasu.


Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky 

 

 

 

V otevřeném okně zvolte nejprve datum splatnosti a pak zkontrolujte a případně změňte umístění exportovaných souborů. Pokračujte klepnutím na OK.


 

  

Můžete vybírat inkaso pouze pro klienta, pouze pro smluvního plátce, nebo pro všechny.


Operace bude potvrzena touto hláškou.


Obsah obrázku text, rostlina Popis byl vytvořen automaticky  


Poté vyhledejte soubory v uvedeném umístění. Soubor ve formátu PDF obsahuje souhrn klientů a částek, které budou inkasovány.Soubor ve formátu KPC je určen k importu do internetového bankovnictví. Postup provedení importu souboru s koncovkou .KPC do bankovnictví konzultujte v případě potřeby se svou bankou. Název uloženého příkazu k inkasu se generuje dle aktuální datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k inkasu.


Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky 

 

 

 

Jakmile peníze na základě inkasa skutečně dorazí, doporučujeme je načíst ze souboru, jak je popsáno v nápovědě k importu plateb z bankovnictví. 

 

To je vše. Máte hotovo, Váš první příkaz k inkasu jste právě vytvořili! 

 


Nastavení pro vytvoření souboru s příkazem k platbě (vratky) 

 

Předpoklady a princip: 

  • Aby bylo možné vyexportovat bezhotovostní výdejovou platbu jako soubor k nahrání do banky, nebo vytisknout tuto platbu jako seznam s čísly účtu, je třeba u klienta nastavit preferovaný způsob platby na bezhotovostní (Převod na číslo účtu)
  • Rovněž je třeba mít nastaveno číslo účtu Vaší organizace. 

 

Nastavit číslo účtu klienta 


(KDE? Klienti – Karta klienta – Vyúčtování – Nastavení) 


Aby bylo možné vyexportovat bezhotovostní výdejovou platbu jako soubor k nahrání do banky, nebo vytisknout tuto platbu jako seznam s čísly účtu, je třeba u klienta nastavit preferovaný způsob platby na bezhotovostní (Převod na číslo účtu) a číslo účtu nastavit. Klepněte na tlačítko Opravit v pravé části okna v části Údaje pro odchozí platby.


 

 

 

V otevřeném okně zvolte preferovaný způsob jako převod na číslo účtu a číslo účtu zapište. Uložte klepnutím na OK. 

 

 

 

Hotovo! Těmito kroky budete mít CYGNUS pro vytvoření příkazu k platbě nastaven. 

 

Jak vytvořit elektronický příkaz k platbě pro banku – např. příkaz k výplatě vratek? 

Vytvoření Příkazu k platbě – scénář: nahráváme do banky příkaz pro odeslání přeplatků (vratek) z vyúčtování poskytnutých služeb 


CYGNUS umožňuje exportovat příkaz k platbě na základě výdajového dokladu z vyúčtování, který je bezhotovostní.Export proveďte v nástroje Platby ve Vyúčtování. 



(KDE? Klienti – Vyúčtování – Operace – Platby – Operace – Exportovat příkaz pro banku)  


Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky


V otevřeném okně klepněte na tlačítko Operace a zvolte Exportovat příkaz pro banku (v daném měsíci již musí existovat výdajová platba bezhotovostní, v přehledu jde poznat podle ikony kreditní karty).


 

 

 

V otevřeném okně zatrhněte doklad (nebo i více, pokud chcete vyexportovat příkaz pro několik dokladů najedou) a upravte detaily k exportu, jako datum splatnosti, text platby nebo místo, kam se má soubor uložit.Při zatržení více dokladů se vytvoří jeden Příkaz k platbě. Název uloženého příkazu k platbě se generuje dle aktuálního datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k platbě.


 


Pokračujte klepnutím na Další. Nyní máte před sebou kontrolní seznam s klienty a jejich účty. Pokud je číslo účtu chybné, nebude klientovi možné příkaz vytvořit. Chybné číslo je označeno červeným rožkem. Takový řádek můžete odzatrhnout a tím platbu pro daného klienta zrušit, nebo číslo účtu klienta opravit a poté pokračovat. Samotný export provedete klepnutím na tlačítko OK.  
Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky  

 

Operace bude potvrzena touto hláškou. 


 

Poté vyhledejte soubory v uvedeném umístění. Soubor ve formátu PDF obsahuje souhrn klientů a částek, které budou inkasovány.Soubor ve formátu KPC je určen k importu do internetového bankovnictví. Postup provedení importu souboru s koncovkou .KPC do bankovnictví konzultujte v případě potřeby se svou bankou. Název uloženého příkazu k inkasu se generuje dle aktuální datumu. Doporučujeme ukládat příkazy do odlišných a předem vytvořených složek na vašem PC, aby nedošlo k přepsání již uloženého příkazu k platbě. 

 

To je vše. Máte hotovo, Váš první příkaz k platbě pro banku jste právě vytvořili! 

 

Seznam pojmů: 

.GPC – přípona datového souboru ABO 

.KPC – přípona importního datového souboru ABO 

VS – variabilní symbol 

SS – specifický symbol 

Příkaz k INKASU – funkce pro export úhrad do souboru s příponou .KPC 

Příkaz k platbě – funkce pro export vratek (vrácené část/přeplatky) do souboru s příponou .KPC 

Nákladové středisko – označení střediska/zařízení pro zpracování vyúčtování a financí v CYGNUS

 

Byl tento článek užitečný?

To je skvělé!

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Je ním líto, že jsme vám nepomohli

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Dejte nám vědět, jak můžeme tento článek vylepšit!

Vyberte alespoň jeden důvod
Je požadována verifikace pomocí CAPTCHA.

Zpětná vazba odeslána

Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit