OBSAH

• CYGNUS AI Asistent
• Jak to funguje (AI Asistent v systému CYGNUS)
  • Chat (Obecný asistent)
  • Dokumenty (Asistent nad interní dokumentací)
  • Podpora (Automatická podpora systému CYGNUS)
    • Jak správně pokládat dotazy
• Jak pokládat otázky efektivně
• Osvědčené postupy (Best practices)

CYGNUS AI Asistent

Umělá inteligence (zkráceně AI) je moderní technologie, která dokáže pracovat s velkým množstvím textových informací a na základě nich pomáhá lidem rychleji se zorientovat, najít odpověď nebo navrhnout řešení.

V systému CYGNUS je AI součástí programu jako virtuální pomocník, který pomáhá zaměstnancům zařízení rychle dohledat informace, které by jinak museli složitě hledat v různých dokumentech nebo se na ně ptát kolegů.

Pro představu – podobně jako když se v e-mailu automaticky nabídne odpověď, nebo když vám telefon navrhne text zprávy, i zde AI navrhuje odpovědi, které se opírají o to, co je uvedeno v dostupné dokumentaci vašeho zařízení.

Například:

• Sociální pracovnice se může asistenta zeptat, jaký je správný postup při přijetí klienta.
• Všeobecná sestra může vyhledat, jak se postupuje při zaznamenávání bolesti klienta do dokumentace.
• Vedoucí pracovník si může ověřit, kdy naposledy byla aktualizovaná směrnice o hygieně.

AI Asistent v systému CYGNUS nevyužívá žádné „učení se z vaší práce“ – jeho znalosti vycházejí pouze z dokumentů, které jsou do systému nahrané. Odpovědi tedy čerpá výhradně z interních směrnic, ceníků, záznamů nebo jiných podkladů, které má vaše organizace k dispozici.

Jak to funguje (AI Asistent v systému CYGNUS)

CYGNUS AI Asistent je integrovaná funkce v systému CYGNUS, která funguje jako virtuální poradce. Uživatelky mohou tomuto asistentovi pokládat otázky v běžném jazyce a on jim na základě dostupných dokumentů okamžitě odpoví.

AI Asistent využívá nahranou dokumentaci vaší organizace – například směrnice, postupy a další interní materiály – aby dohledal relevantní informace a poskytl užitečnou odpověď. Rozhraní asistenta se zobrazí po kliknutí na ikonu asistenta v systému a obsahuje záložky:

Chat (Obecný asistent)

Tato záložka slouží k pokládání běžných dotazů, které nejsou vázány na konkrétní dokumenty organizace. Využívá jazykový model s přístupem k internetu a je vhodná pro:

• psaní e-mailů, oznámení a dalších textů,
• návrhy receptů, seznamů, plánů aktivit,
• vyhledávání obecně dostupných informací,
• návrhy komunikace s rodinami uživatelů, úřady apod.

Příklady dotazů:

• „Napiš mi empatický e-mail, ve kterém sděluji, že uživatele nemůžeme přijmout do zařízení.“
• „Poradíš mi recept na diabetickou bábovku, kterou zvládneme upéct s klienty?“
• „Navrhni strukturu zápisu z porady týmu přímé péče.“
• „Jak vysvětlit rodině uživatele, proč došlo ke změně ve stravování?“
• „Jaké jsou příznaky dehydratace u seniorů?“
• „Připrav mi krátké oznámení na nástěnku o výletě do botanické zahrady.“
• „Jaký je rozdíl mezi opatrovnictvím a plnou mocí?“
• „Jaké aktivity jsou vhodné pro seniory s lehkou demencí?“

Tuto záložku můžete využívat zcela volně pro jakékoliv pracovní úkoly, které byste běžně řešili hledáním na internetu, psaním dokumentů nebo přemýšlením nad vhodnou formulací.

Dokumenty (Asistent nad interní dokumentací)

Tato záložka umožňuje pokládat dotazy přímo nad dokumenty nahranými do systému CYGNUS. Asistent v této části čerpá výhradně z interních směrnic, pracovních postupů, ceníků, metodik a dalších oficiálních podkladů vaší organizace.

Aby bylo možné tuto funkci využít, musí být dokument:

• nahrán do systému,
• označen jako dostupný pro AI asistenta,
• a uložen ve složce, ke které má uživatel přístup.

Příklady dotazů:

• „Jaký je správný postup při přesunu uživatele na lůžko nebo invalidní vozík?“
• „Jak se postupuje při pádu uživatele?“
• „Kdo je odpovědný za vedení dokumentace o bolestech uživatelů?“
• „Kdo má přístup k osobním údajům uživatelů?“
• „Jak se zaznamenává změna zdravotního stavu uživatele?“
• „Jak probíhá příjem nového klienta?“
• „Co je potřeba připravit pro přijetí uživatele na odlehčovací službu?“
• „Jak často se provádí revize interních směrnic?“
• „Jak postupovat při zajištění doprovodu uživatele k lékaři?“

Tip: Ptejte se konkrétně. Místo „Jak to máme dělat?“ zkuste raději „Jaký je postup při podání stížnosti ze strany klienta?“

Podpora (Automatická podpora systému CYGNUS)

Tato záložka slouží jako nápověda pro práci se samotným programem CYGNUS. Pomůže vám, pokud si nejste jistí, jak v systému něco nastavit, upravit nebo kde co najít.

Informace v této části AI Asistenta nečerpají z dokumentace vaší organizace, ale z oficiální nápovědy systému CYGNUS a dalších podpůrných zdrojů. V případě potřeby zde také můžete získat kontakt na technickou podporu (HelpDesk).

Co všechno zde zjistíte:

• jak se pracuje s jednotlivými moduly (Klienti, Zaměstnanci, Strava, Komunikace apod.),
• jak upravit záznam, plán, směnu, kartu uživatele atd.,
• jak vytvořit nebo nahrát nový dokument,
• nebo jak kontaktovat technickou podporu.

Jak správně pokládat dotazy

Aby vám AI Asistent mohl co nejlépe pomoci, je potřeba se ptát konkrétně a srozumitelně. Obecné nebo neúplné dotazy mohou vést k tomu, že odpověď nebude odpovídat tomu, co jste potřebovali.

Špatně položený dotaz:

• „Směna“
• „Předpis“
• „Čtečka“
• „Docházka“
• „Nevyšlo mi to“
• „Proč tam není číslo?“

Takové dotazy jsou příliš obecné – asistent neví, na co se přesně ptáte ani co chcete s danou věcí udělat.

Správně položený dotaz:

• „Jak mohu otevřít dlouhodobý plán?“
• „Jak se počítá předpis v dlouhodobém plánu?“
• „Proč se v dlouhodobém plánu nezobrazuje číslo z plánovacího kalendáře?“
• „Chci nastavit nový typ směny, který budeme používat v plánech a docházce.“
• „Potřebuji restartovat docházkovou čtečku.“
• „Jak nahrát nový dokument do složky určené pro AI asistenta?“

Tip pro uživatelky: Když pokládáte otázku, zkuste si představit, že ji píšete kolegyni, která o vaší situaci neví vůbec nic. Popište stručně co chcete udělat a s čím máte problém. Takto získáte nejpřesnější odpověď.

Jak pokládat otázky efektivně

AI Asistent nejlépe pomůže, když mu uživatelka položí dobře formulovaný dotaz. Níže naleznete několik tipů, jak správně pokládat otázky:

Buďte konkrétní: Snažte se otázku formulovat co nejpřesněji. Například místo obecného dotazu „Co je nového?“ položte konkrétní dotaz typu „Jaké jsou hlavní body zápisu z poslední porady vedení?“. Čím konkrétnější dotaz, tím přesnější odpověď od AI získáte.

Používejte běžný jazyk: Nemusíte se učit žádné speciální příkazy. Napište otázku tak, jako byste ji pokládali kolegyni. Např. „Kdy se naposledy aktualizoval ceník ubytování klientů?“ Asistent rozumí přirozené češtině.

Zmiňte kontext (pokud je potřeba): Pokud se dotaz týká konkrétního dokumentu nebo oblasti, uveďte to. Např. „Co podle směrnice o hygieně práce musí zaměstnanci dodržovat?“ – zde je jasné, že hledáme informace ve směrnici o hygieně práce.

Jednoduché otázky: Ptejte se vždy na jednu věc najednou. Místo složitého dotazu, který kombinuje více otázek dohromady, raději rozdělte dotazy na více samostatných. AI asistent odpovídá rychle, takže můžete vést dialog: po první odpovědi se doptat na upřesnění.

Trpělivost a upřesnění: Pokud asistent neporozumí nebo vrátí obecnou odpověď, zkuste přeformulovat dotaz. Klidně použijte jiná slova nebo položte doplňující otázku. Například: „Kolik dní dovolené mají zaměstnanci?” a když je odpověď příliš obecná, upřesněte: „Kolik dní dovolené mají pečovatelky podle interní směrnice?”.

Omezení AI: Mějte na paměti, že AI asistent čerpá z nahraných dokumentů a případných zabudovaných znalostí. Pokud se zeptáte na něco zcela mimo (např. osobní dotaz nebo něco, co v dokumentech není), asistent vám to nemusí umět zodpovědět. V takovém případě vám sdělí, že odpověď nenašel, nebo nabídne obecnou odpověď.

Cílem je klást takové otázky, aby AI Asistent mohl rychle najít relevantní informaci v dokumentech a tu vám předat. Časem získáte praxi v tom, jak dotazy pokládat, a komunikace s asistentem bude plynulá. Nebojte se s ním komunikovat – byl navržen jako nástroj, který vám má práci ulehčit, takže je tu od toho, aby odpovídal i na zdánlivě jednoduché či opakující se dotazy.

Osvědčené postupy (Best practices)

Na závěr uvádíme přehled užitečných tipů pro práci s dokumentací a AI asistentem, které se v praxi osvědčily:

Pravidelná aktualizace znalostní báze: Vyhraďte si čas na průběžnou aktualizaci dokumentů v systému. Nové nebo revidované dokumenty ihned nahrajte a staré, neplatné odstraňte nebo archivujte. AI asistent tak bude mít vždy aktuální informace.

Kontrola odpovědí AI: Důvěřujte, ale prověřujte. Když AI Asistent poskytne odpověď na důležitý dotaz, je vhodné si ověřit klíčové údaje přímo v dokumentu (asistent zpravidla uvede název dokumentu nebo část, odkud čerpá). Tím si potvrdíte správnost a získáte jistotu.

Školení a sdílení znalostí: Seznamte svůj tým s možnostmi AI asistenta. Povzbuďte kolegyně, aby asistenta využívaly, a sdílejte si navzájem zkušenosti. Například můžete vytvořit seznam užitečných dotazů, které asistent umí zodpovědět, nebo se podělit o zajímavé zjištění.

Udržování konzistence dokumentů: Snažte se, aby dokumenty napříč celou organizací měly jednotný styl a strukturu (viz kapitola 8). Když budou všechny směrnice vypadat podobně, uživatelé i AI se v nich budou snáze orientovat. Využijte šablony, pokud je máte k dispozici.

Oddělení testovacích dokumentů: Pokud chcete experimentovat s tím, co AI odpoví, nebo si nejste jisti kvalitou určitého podkladu, můžete si vytvořit testovací složku/dokumenty, které povolíte pro AI jen pro sebe či užší okruh lidí. Na nich si ověříte funkce asistenta, aniž by to ovlivnilo ostatní uživatele.

Podpora a další zdroje: Neváhejte využít záložku Podpora v AI Asistentovi nebo v dokumentaci CYGNUS, pokud narazíte na problém, můžete nás kontaktovat. Je pravděpodobné, že zde budeme psát další tipy a triky.

Dodržováním těchto osvědčených postupů maximalizujete přínos, který vám CYGNUS AI Asistent nabízí. Pamatujte: cílem zavedení AI asistenta je ušetřit vám čas a usnadnit přístup k informacím. Čím lépe budete mít zpracovanou dokumentaci a čím aktivněji budete asistenta využívat, tím více vám může pomoci v každodenní práci v sociálních službách.

Nyní můžete přejít na další kapitolu: Tvorba kvalitní dokumentace pro AI asistenta