OBSAH

• Jaké dokumenty mohou nahrávat
• Kvalita dokumentace
• Na co si dát pozor při psaní dokumentace pro AI
• Jak psát dokumenty – doporučená struktura (např. pro směrnice)

Jaké dokumenty mohou nahrávat

AI Asistent je užitečný zejména tehdy, má-li k dispozici kvalitní a relevantní podklady. Do systému CYGNUS můžete nahrávat různé typy dokumentů, které obsahují znalosti důležité pro chod zařízení sociálních služeb. Typicky se jedná o:

Vnitřní směrnice a metodiky: Např. provozní řády, pracovní postupy, interní pravidla pro péči o klienty.

Ceníky a sazebníky služeb: Dokumenty s aktuálními cenami za služby, ubytování, stravu apod.

Zápisy z porad a schůzí: Důležitá rozhodnutí a informace z porad vedení či týmových schůzek, které mají trvalou platnost.

BOZP a PO dokumentace: Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, požární řády, evakuační plány – aby asistent mohl připomenout postupy v krizových situacích.

Legislativní a normativní dokumenty: Vybrané zákony, vyhlášky, standardy kvality sociálních služeb, pokud jsou pro vaši organizaci relevantní.

Formuláře a šablony: Pokud máte důležité formuláře (např. žádost o službu, smlouvy) i s instrukcemi k vyplnění, můžete je nahrát pro případ, že by se na ně někdo dotazoval.

Všechny nahrané dokumenty by měly být aktuální a schválené pro použití – asistent bude informace z nich považovat za platné. Je vhodné nahrávat dokumenty, které opravdu využijete při každodenní práci a komunikaci s klienty či kolegy.

Povolené formáty jsou: Word, PDF.. 

Kvalita dokumentace

Kvalita nahrané dokumentace přímo ovlivňuje užitečnost AI asistenta. Proč je důležité mít srozumitelné a dobře strukturované dokumenty? Protože AI dokáže nejlépe pracovat s texty, které jsou jasné, přehledné a logicky členěné.

Pokud je dokument chaotický nebo nejednoznačný, může dojít k nesprávnému pochopení informací – a asistent pak nemusí podat správnou odpověď. Dobře strukturovaný dokument (s nadpisy, odstavci, odrážkami apod.) umožní AI snadno v textu najít relevantní část a tu použít při odpovídání.

Srozumitelný jazyk (bez zbytečně složitých vět či odborného žargonu) zajistí, že informaci pochopí nejen čtenář, ale i AI systém.

Pamatujte: dokumentace slouží nejen AI asistentovi, ale především vám a vašim kolegům – pokud je přehledná pro lidi, bude s ní lépe pracovat i AI.

Na co si dát pozor při psaní dokumentace pro AI

Při vytváření či úpravách dokumentů, které mají sloužit jako podklady pro AI asistenta, doporučujeme věnovat pozornost několika zásadám:

Nevkládejte klíčové informace pouze do obrázků: AI Asistent pracuje s textovými informacemi. Text obsažený v obrázcích (např. naskenované tabulky, fotografie textu) nedokáže přečíst. Pokud dokument obsahuje důležitý obrázek (graf, schéma), doplňte k němu popis v textové formě.

Důraz na textový obsah: Upřednostňujte text před grafickými prvky. Dokument by měl obsahovat co nejvíce informací v textu. Vyvarujte se také používání speciálních fontů nebo dekorativních prvků, které by mohly ztížit strojové čtení.

Jednoznačné vyjadřování: Pište konkrétně a jednoznačně. Např. místo odkazů typu „viz výše“ nebo „jak bylo uvedeno na předchozí straně“ zopakujte raději stručně danou informaci. AI zpracovává text po částech a nemusí správně pochopit vágní odkazy.

Aktualizace a platnost informací: Udržujte dokumenty aktuální. Pokud dojde ke změně směrnice nebo ceníku, nezapomeňte do systému nahrát novou verzi. AI neumí od sebe odlišit, která verze dokumentu je platná, pokud by byly k dispozici dvě různá data – vždy pracuje s tím, co má v dokumentaci.

Citlivé údaje a přístupová práva: Ujistěte se, že dokument neobsahuje informace, které nemají být volně dostupné všem, kdo mohou AI asistenta použít. AI odpovídá v rámci dat, ke kterým má přístup uživatel pokládající dotaz. Pokud jsou v dokumentu citlivé údaje, nastavte přístupová práva tak, aby se k němu dostali jen povolaní (viz krok Nastavení a nahrávání dokumentů do AI Asistenta).

Jak psát dokumenty – doporučená struktura (např. pro směrnice)

Každá organizace může mít vlastní šablony dokumentů, ale obecně se osvědčilo dodržovat u směrnic podobnou strukturu. Níže je příklad doporučené osnovy pro dokument typu směrnice:

Název dokumentu a identifikace: Oficiální název směrnice, případně kód nebo číslo vydání. (Př.: Směrnice č. 1/2025 o evakuaci klientů.)

Účel a cíl: Stručné vysvětlení, proč dokument existuje a čeho se týká. (Př.: Tato směrnice stanovuje postup evakuace pro případ požáru nebo jiné mimořádné události.)

Působnost: Okruh osob a situací, pro které směrnice platí. (Př.: Směrnice platí pro všechny zaměstnance a dobrovolníky Domova pro seniory XYZ.)

Definice pojmů (volitelně): Vysvětlení odborných výrazů nebo zkratek použitých v dokumentu. (Př.: PO = požární ochrana; BOZP = bezpečnost a ochrana zdraví při práci.)

Obsah / Vlastní pokyny: Hlavní část dokumentu s jednotlivými pravidly, postupy a povinnostmi. Tuto část je vhodné členit do podkapitol podle témat. (Př.: 1. Poplachové směrnice; 2. Postup evakuace; 3. Kontrola docházky při evakuaci; …)

Odpovědnosti: Kdo zodpovídá za dodržování směrnice a kdo provádí kontrolu. (Př.: Vedoucí směny odpovídá za zahájení evakuace; ředitel zařízení odpovídá za aktualizaci směrnice.)

Platnost a revize: Datum, od kdy směrnice platí, a kdy byla naposledy aktualizována či revidována. (Př.: Směrnice nabývá platnosti dnem 1. 1. 2025. Revize proběhla k 1. 1. 2024.)

Schválení: Kdo dokument schválil (jméno funkce, datum). (Př.: Schválil: Jan Novák, ředitel dne 15. 12. 2024.)

Tato struktura zajišťuje, že v dokumentu nechybí žádná podstatná informace. Pro AI asistenta je navíc takový dokument přehledný – snadno rozezná, kde hledat konkrétní údaje (např. v části Odpovědnosti najde, kdo má co na starosti). Samozřejmě, ne všechny dokumenty budou mít všechny uvedené části; například zápis z porady může vypadat jinak. Důležité je, aby dokument měl jasnou osnovu a logické členění.