OBSAH

• Příprava okna
• Výběr měsíce plánování
• Úprava seznamu zobrazených zaměstnanců
• Zobrazení a skrytí zaměstnanců
• Zobrazení obsazenosti směn
• Zobrazení statistiky plánu zaměstnance
• Úprava přenosu z minulého měsíce
  • Změna jednomu zaměstnanci
  • Hromadná změna
• Plánování směn a výjimek
  • Vložení směny do plánu
  • Vložení více směn do plánu
  • Vložení výjimky do plánu
  • Vložení půldenní výjimky do plánu
  • Zadání půldenních výjimek Lékař a Dovolená
  • Zadání více výjimek do jednoho dne
• Tvorba šablony měsíčního plánu
• Převzetí směn jiného zaměstnance
• Výměna směn mezi zaměstnanci
  • Kopírování směn od jiného zaměstnance
• Kontrola plánu na chyby
• Zveřejnění rozpisu směn zaměstnancům
  • Nastavení pro zveřejňování plánu
  • Zveřejnění plánu zaměstnancům
  • Zjištění stavu zveřejnění plánu u zaměstnanců
  • Informace o zveřejnění plánu v Můj CYGNUS
• Zálohování plánu
• Obnovení plánu ze zálohy
• Export měsíčního plánu do Excelu
• Video ze školení Plánování směn v souvislostech - aneb vše o dlouhodobém a měsíčním plánu

Příprava okna

Pro co nejvíce pohodlné plánování je vhodné se s oknem Měsíčního plánu seznámit a také si jej nastavit.

Výběr měsíce plánování

V pravém horním rohu otevřeného okna Měsíční plán zvolte měsíc, od kterého budete plánovat. V tomto místě se poté budete pohybovat z důvody změny měsíců při plánování na jednotlivé  měsíce.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

Zejména v případě, že plánujete noční směny, zatrhněte volbu Zobrazit navazující týdny.

Úprava seznamu zobrazených zaměstnanců

Plánování je nejpohodlnější provádět pro určitou skupinu lidí. Tyto skupiny jsou v CYGNUS označeny jako Úseky.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

V horní části okna Měsíční plán vyberte existující úsek nebo klepněte na tlačítko Jiné v nabídce Úsek pro jejich tvorbu. V otevřeném okně klepněte na tlačítko Přidat.

Zapište název úseku a zatrhněte Provozy a pracovní skupiny, dle kterých budou zaměstnanci zobrazeni.

Hotovo? Uložte klepnutím na OK.

Úseků si můžete nastavit hned několik. Bude možné je dále použít například v měsíčním plánování, zpracování docházky nebo práci se záznamy docházky. Existující úseky můžete označit Opravit nebo Odebrat.

Zobrazení a skrytí zaměstnanců

Pokud je v zobrazeném seznamu vidět zaměstnanec, kterého vidět nepotřebujete (například zaměstnanec, kterému končí pracovní poměr, apod.), v okně Měsíční plán klepněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Skrýt/zobrazit zaměstnance.

V otevřeném okně zatrhněte zaměstnance, které chcete skrýt, a potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

Pokud budete zaměstnance chtít zase zobrazit, stačí zatržítko zrušit.

Zobrazení obsazenosti směn

Předpokladem správného plánování je dodržení minimálního počtu zaměstnanců na směnách v rámci dne, a to za zvolený úsek. Minimální obsazenost směn je možné nastavit pomocí příručky Nastavení provozů pracovních skupin nastavení obsazenosti směn.

Pro zobrazení obsazenosti směn zatrhněte volbu Obsazenost. Pokud je nastavena minimální obsazenost:

• nedostatečné naplnění je zobrazeno záporným číslem reprezentující počet chybějících směn v daný den.
• naplněná minimální obsazenost je označena zelenou fajfkou.
• překročená minimální obsazenost je označte kladným číslem reprezentující počet zaměstnanců navíc

Zobrazení statistiky plánu zaměstnance

Při plánování může přijít vhod celkový statistický pohled na rozvržení naplánovaných hodin mezi měsíci ve vyrovnávacím období, počtem typů směn, nočních a směn ve svátek za zobrazený měsíc či kalendářní rok.

Statistiku spustíte zatržením volby Statistika ve spodní části okna. Statistika se vždy zobrazí pro právě označeného zaměstnance.

Úprava přenosu z minulého měsíce

V případě, že je nutné ručně zasáhnout do přenosu z minulého měsíce, existuje několik možností jak takové ruční úpravy provést.

Možnost ručně upravit přenosy má pouze uživatel s právem Oprava fondů a přenosů, které lze nastavit v šabloně práv.

Změna jednomu zaměstnanci

Tento způsob umožňuje změnit přenos jednotlivým zaměstnancům.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

Označte si v přehledu zaměstnance a klepněte pravým tlačítkem myši na měsíc a přenos, který chcete upravit. Vyberte Opravit…

V otevřeném okně zatrhněte, že chcete zadat ruční hodnotu přenosu a tu zapište. Vše pak uložte klepnutím na OK.

Ručně zapsaný přenos pak poznáte skrze oranžový rožek u jeho hodnoty.

Hromadná změna

Tento způsob umožňuje změnit přenos několika zaměstnancům současně.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

V měsíčním plánu přejděte do měsíce, ve kterém má být přenos upraven. A také si upravte seznam zaměstnanců, kterým chcete přenos měnit.

Klepněte na tlačítko Operace a z nabídky vyberte Hromadně zadat přenos a fond.

V otevřeném okně, do žlutě zabarveného sloupce Přenos zapište nové hodnoty. Tam kde nebude hodnota žádná, nebude přenos změněn

Hodnotu můžete také z jednoho políčka rozkopírovat pře pravé tlačítko na všechny ostatní.

Plánování směn a výjimek

V připraveném okně pro plánování můžeme začít vkládat směny a výjimky.

Vložení směny do plánu

Do buňky ve sloupci dne v měsíci, v řádku zaměstnance, klepněte pravým tlačítkem myši, zvolte z nabídky vyberte směnu.

Nejrychleji ale směny zaměstnanci můžete doplňovat zaměstnanci následujícími kroky:

1. Klepněte do první buňky, kde bude umístěna směna levým tlačítkem myši.
2. Na klávesnici zmáčkněte klávesu reprezentující ty směny (R – Ranní; O – Odpolední; D – Denní; N – Noční).
3. Pokud máte více směn daného typu, opakujte stisknutí klávesy vícekrát, dokud nebude zobrazena požadovaná směna (Př.: dvě ranní směny označené jako R1 a R2. S prvním stisknutím klávesy R se vloží R1 jedna. Pokud se stiskne hned podruhé, bude vložena směna R2).
4. Pomocí šipek na klávesnici se přesuňte na další den a opakujte zadávání směn pomocí kláves.

Směny je dále možné v nabídce pod pravým tlačítkem myši vyjmout a vložit jinam, kopírovat, nebo smazat.

Vložení více směn do plánu

Zadávání směn probíhá stejný způsobem, jako ke popsáno výše. Tedy klepnutím do označené buňky pravým tlačítkem myši a výběrem směny. Rozdíl spočívá pouze v označení většího počtu buněk, tedy více dní do kterých se směny zapíšou. Nejedená se o vložení více směn v jednom dni.

Označit buňky můžete následujícími způsoby:

• Klepněte do první buňky levým tlačítkem myši a tlačítko držte. Poté myší táhněte do strany, čímž postupně označujete
• Stiskněte klávesu CTRL a levým tlačítkem myši klepejte do buněk, které mají být označeny.
• Klepněte na název sloupce pro zápis směny každému zaměstnanci v rámci dne.
• Nebo pomocí kontextové nabídky, kterou vyvoláte klepnutím pravým tlačítkem myši na jméno zaměstnance.

Vložení výjimky do plánu

U vybraného zaměstnance ve zvoleném měsíci označte jeden nebo více dnů, stejně jako při zadávání směn. Poté v některém z barevných polí klikněte pravým tlačítkem myši a z místní nabídky zvolte možnost Výjimky.

V otevřeném okně vyberte požadovaný typ výjimky, například Dovolená, Nemoc nebo Lékař, a uložte jej tlačítkem OK.

Vložení půldenní výjimky do plánu

Pokud potřebujete zadat půldenní dovolenou, postupujte stejně jako při zadávání běžné výjimky. V okně Přidat výjimku zaškrtněte volbu Půldenní výjimka a následně klikněte na možnost Upravit v části Pracovní doba.

Následně můžete upravit začátek nebo konec směny.

V našem příkladu má směna parametry 6:00–18:00 s přestávkou po 6:00. V uvedeném případě zaměstnanec odpracuje první polovinu směny, proto pracovní doba zůstane v rozsahu 6:00–11:45. 

Jedná se o polovinu pracovní doby, tedy 5:45. Zbytek dne bude evidován jako dovolená.

Nastavení potvrďte tlačítkem OK.

Pokud bude zaměstnanec čerpat dovolenou opačně, tedy v první části směny, zvolte v části Posunout možnost Začátek. Pracovní doba se poté upraví na 12:15–18:00, což opět odpovídá polovině směny, tedy 5:45. Dopolední část dne bude v tomto případě evidována jako dovolená.

Zadání půldenních výjimek Lékař a Dovolená

V tomto příkladu má zaměstnanec plánovanou směnu a bude ráno u lékaře a zbytek dne bude čerpat dovolenou.

V plánu klikněte na danou směnu pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte možnost Výjimky. Zvolte výjimku Dovolená, zaškrtněte volbu Půldenní výjimka a potvrďte tlačítkem OK.

Následně na daný den dvakrát klikněte. Případně můžete opět použít pravé tlačítko myši a z nabídky vybrat možnost Výjimky.

V otevřeném okně smažte směnu, která je označena zeleně, pomocí tlačítka s červeným křížkem.

Nyní přidejte druhou výjimku pomocí tlačítka se zeleným symbolem plus. Vyberte možnost Výjimky a otevře se editační okno pro zadání nové výjimky.

Vyberte požadovaný typ výjimky, v našem případě Lékař. Zaškrtněte volbu Půldenní výjimka. Program automaticky dopočítá polovinu směny, tedy 5:45. Nastavení potvrďte tlačítkem OK.

Zadání více výjimek do jednoho dne

Pokud zaměstnanec nemá v měsíčním plánu zadanou směnu, například při pružné pracovní době, postupujte následovně:

• V plánu klikněte na daný den pravým tlačítkem myši.
• Z nabídky vyberte možnost Výjimky.

• Zvolte výjimku Dovolená.
• Zaškrtněte volbu Půldenní výjimka.
• Nastavení potvrďte tlačítkem OK.
• Můžete zkontrolovat, zda se správně doplnila hodnota v poli Jiná. V našem případě je polovina z 8:00, tedy 4:00.

• Poté znovu klikněte pravým tlačítkem myši do buňky, ve které je již zadaná první výjimka.
• Znovu vyberte možnost Výjimky.

• V okně Detail dne klikněte vlevo dole na zelené plus.
• Z nabídky vyberte možnost Výjimka.

• Vyberte požadovaný typ výjimky, v našem případě Lékař.
• Zaškrtněte volbu Půldenní výjimka.
• Program automaticky doplní do pole Jiná hodnotu 4:00, protože je to polovina z denního fondu 8:00
• Do pole Jiná však můžete zadat i vlastní hodnotu, například 2:00.
• Nastavení potvrďte tlačítkem OK.

Tvorba šablony měsíčního plánu

Sestavovat šablony a pracovat s nimi je možné pouze při zobrazení jedné pracovní skupiny. Pokud je zobrazeno více pracovních skupin, volba tvorby šablon je zašedlá. Nastavení zobrazených zaměstnanců je vhodné formou úseků. Klepněte sem pro zobrazení nápovědy. 

Klepněte na tlačítko Operace a z nabídky vyberte Šablony směn.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plánu)

 

V otevřeném okně si zvolte kolik týdnů má šablona mít (jak dlouhý je turnus směn) a doplňujte směny pomocí kontextové nabídky, kterou vyvoláte klepnutím pravým tlačítkem myši do buňky v řádku zaměstnance.

Nebo je zadávejte rychleji:

1. Klepněte do první buňky, kde bude umístěna směna levým tlačítkem myši.
2. Na klávesnici zmáčkněte klávesu reprezentující ty směny (R – Ranní; O – Odpolední; D – Denní; N – Noční).
3. Pokud máte více směn daného typu, opakujte stisknutí klávesy vícekrát, dokud nebude zobrazena požadovaná směna (Př.: dvě ranní směny označené jako R1 a R2. S prvním stisknutím klávesy R se vloží R1 jedna. Pokud se stiskne hned podruhé, bude vložena směna R2).
4. Pomocí šipek na klávesnici se přesuňte na další den a opakujte zadávání směn pomocí kláves.

Pomocí tlačítka Zkontrolovat šablonu si průběžně kontrolujte, zdali je při tvorbě šablony vše legislativně v pořádku.

Šablonu doporučujeme uložit pro případné další použití. Klepněte na tlačítko Uložit.

V otevřeném okně zadejte název a potvrďte klepnutím na OK.

Šablonu poté rozkopírujte do dlouhodobého plánu. Klepněte na tlačítko Rozkopírovat do plánu.

Zadejte období a zatrhněte, pokud se mají na daném plánu zaměstnanci střídat volbou Rotovat zaměstnance. Potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

Převzetí směn jiného zaměstnance

Klepněte na jméno zaměstnance, kterému chcete doplnit směny převzetím od jiného zaměstnance, pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolte Převzít směny.

Tato akce, jednomu zaměstnance směny smaže a vloží je jinému. Hodí se především, když jeden zaměstnanec skončil a místo něj nastoupí jiný zaměstnanec. 

V otevřeném okně vyberte zaměstnance, od kterého mají být směny převzaty, a zvolte období. Hotovo? Potvrďte klepnutím na OK.

Výměna směn mezi zaměstnanci

Klepněte na jméno zaměstnance, kterému chcete vyměnit směny s jiným zaměstnancem, pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolte Převzít směny.

V otevřeném okně zvolte možnost Vyměnit směny, vyberte zaměstnance, se kterým mají být směny vyměněny, a zvolte období. Hotovo? Potvrďte klepnutím na OK.

Kopírování směn od jiného zaměstnance

Klepněte na jméno zaměstnance, kterému chcete doplnit směny kopií od jiného zaměstnance, pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolte Převzít směny.

V otevřeném okně vyberte zaměstnance, od kterého mají být směny zkopírovány, a zvolte období. Hotovo? Potvrďte klepnutím na OK.

Kontrola plánu na chyby

V nástroji Měsíční plán klepněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Zkontrolovat plán.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

 

Pokud budou nalezeny chyby, budou zobrazeny v přehledné tabulce. Pro zobrazení chyby v plánu označte řádek a klepněte na tlačítko Zobrazit.

Pokud bude vše v pořádku, bude zobrazena informace o plánu bez chyb.

Zveřejnění rozpisu směn zaměstnancům

Pokud se zaměstnanci dívají na svůj měsíční plán skrze nástroj Můj Cygnus, automaticky vidí všechny měsíční plány, které pro něj do budoucna vznikají. V CYGNUS však existuje možnost tuto automatiku vypnout a zveřejňovat plán teprve tehdy, je-li z vašeho pohledu hotový.

Nastavení pro zveřejňování plánu

Pro možnost ručního zveřejnění měsíčního plánu je třeba provést nastavení, ve kterém řeknete, které pracovní skupiny mohou zveřejňovat plán automaticky a které ne.

Zveřejnění plánu zaměstnancům

Zveřejnění plánu se pak provádí přímo v okně Měsíční plán pomocí operace Zveřejnění plánu.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

V otevřeném se zobrazí seznam zaměstnanců z aktuálního zobrazení v měsíčním plánu s pracovní skupinou, u které je nastaveno ruční zveřejnění.

Nejprve vyberte datum, do kterého jsou směny v pořádku.

Pokračujte zatržení těch zaměstnanců, kterým k danému datu chcete plán zveřejnit. A uložte klepnutím na OK.

Je důležité zmínit, že zveřejnění plánu nemá vliv na plánování. Tj. i zveřejněné plány můžete bez obav editovat.

Zjištění stavu zveřejnění plánu u zaměstnanců

U jmen zaměstnanců, kterým je plán zveřejňován ručně, je zobrazen barevný proužek který signalizuje následující:

• ZELENÝ: Datum do kterého je plán zveřejněn je větší než 14 dní
• ORANŽOVÝ: Datum do kterého je plán zveřejněn, je kratší než 14 dní
• ČERVENÝ: Datum, do které je plán zveřejněn, je dnešní či staršího data

Přesné datum zveřejnění získáte tak, že na chvíli přesunete kurzor myši na jméno zaměstnance. V okamžiku se zobrazí detail s informací o zveřejnění ve třetím řádku.

Informace o zveřejnění plánu v Můj CYGNUS

V Můj Cygnus je v měsíci, kde není plán zveřejněn (ať už celý měsíc, či jeho část), CYGNUS zobrazuje informace o datu, ke kterému jsou plány zveřejněny.

Zálohování plánu

Klikněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Zálohovat plán.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

 

V otevřeném okně zvolte období, které chcete zálohovat, zapište popis, co je obsahem zálohy, a zatrhněte zaměstnance, které chcete zálohovat.

Hotovo? Proveďte zálohu klepnutím na OK.

Obnovení plánu ze zálohy

Klikněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Obnovit plán ze zálohy.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

 

V otevřeném okně vyberte zálohu označením (tlačítkem Opravit je možné upravit popis zálohy, pomocí tlačítka Odebrat je možné zálohu odstranit). Ve spodní části zatrhněte zaměstnance, které chcete obnovit. Klepněte na tlačítko OK.

Potvrďte operaci klepnutím na tlačítko Ano (nebo zrušte klepnutím na Ne)

Export měsíčního plánu do Excelu

V měsíčním plánu klikněte pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte možnost Export do Excelu. Tuto funkci lze využít také u ostatních tabulek v programu CYGNUS, jako je třeba i dlouhodobý plán nebo přehled zaměstnanců.

Video ze školení Plánování směn v souvislostech - aneb vše o dlouhodobém a měsíčním plánu

Školení se zaměřuje na tvorbu a správu dlouhodobých i měsíčních plánů směn, zahrnuje výpočet fondu pracovní doby, plánování dovolené a přenos směn mezi plány. Věnuje se také uzávěrce, exportu plánů do mzdového softwaru a zveřejňování rozpisů služeb.