Měsíční plán

OBSAH

• Příprava okna
  • Jak vybrat měsíc plánování
  • Jak si upravit seznam zobrazených zaměstnanců
  • Jak zobrazit či skrýt zaměstnance
  • Jak si zobrazit obsazenost směn
  • Jak si zobrazit statistiku plánů zaměstnance
• Jak změnit přenos z minulého měsíce
  • Změna jednomu zaměstnanci
  • Hromadná změna
• Jak plánovat směny a výjimky
  • Jak vložit směnu do plánu
  • Jak vložit výjimku do plánu
  • Jak vložit více směn do plánu
  • Jak zapsat více výjimek do plánu
  • Jak vytvořit šablonu pro snadné sestavení měsíčního plánu
  • Jak převzít směny jiného zaměstnance
• Jak vyměnit směny mezi zaměstnanci
  • Jak zkopírovat směny od jiného zaměstnance
• Jak zkontrolovat plán na chyby
• Jak zveřejnit zaměstnancům rozpis směn
  • Jaká jsou třeba nastavení
  • Jak zveřejnit plán zaměstnancům
  • Jak poznat stav zveřejnění plánu u zaměstnanců
  • Jak pozná zaměstnance, že je plán zveřejněn
• Jak si zazálohovat plán
• Jak obnovit plán ze zálohy
• Video ze školení Plánování směn v souvislostech - aneb vše o dlouhodobém a měsíčním plánu

Příprava okna

Pro co nejvíce pohodlné plánování je vhodné se s oknem Měsíčního plánu seznámit a také si jej nastavit.

Jak si zobrazit obsazenost směn

Předpokladem správného plánování je dodržení minimálního počtu zaměstnanců na směnách v rámci dne, a to za zvolený úsek. Minimální obsazenost směn je možné nastavit pomocí příručky Nastavení provozů pracovních skupin nastavení obsazenosti směn.

Pro zobrazení obsazenosti směn zatrhněte volbu Obsazenost. Pokud je nastavena minimální obsazenost:

• nedostatečné naplnění je zobrazeno záporným číslem reprezentující počet chybějících směn v daný den.
• naplněná minimální obsazenost je označena zelenou fajfkou.
• překročená minimální obsazenost je označte kladným číslem reprezentující počet zaměstnanců navíc

Jak si zobrazit statistiku plánů zaměstnance

Při plánování může přijít vhod celkový statistický pohled na rozvržení naplánovaných hodin mezi měsíci ve vyrovnávacím období, počtem typů směn, nočních a směn ve svátek za zobrazený měsíc či kalendářní rok.

Statistiku spustíte zatržením volby Statistika ve spodní části okna. Statistika se vždy zobrazí pro právě označeného zaměstnance.

Jak změnit přenos z minulého měsíce

V případě, že je nutné ručně zasáhnout do přenosu z minulého měsíce, existuje několik možností jak takové ruční úpravy provést.

Možnost ručně upravit přenosy má pouze uživatel s právem Oprava fondů a přenosů, které lze nastavit v šabloně práv.

Změna jednomu zaměstnanci

Tento způsob umožňuje změnit přenos jednotlivým zaměstnancům.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

Označte si v přehledu zaměstnance a klepněte pravým tlačítkem myši na měsíc a přenos, který chcete upravit. Vyberte Opravit…

V otevřeném okně zatrhněte, že chcete zadat ruční hodnotu přenosu a tu zapište. Vše pak uložte klepnutím na OK.

Ručně zapsaný přenos pak poznáte skrze oranžový rožek u jeho hodnoty.

Hromadná změna

Tento způsob umožňuje změnit přenos několika zaměstnancům současně.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

V měsíčním plánu přejděte do měsíce, ve kterém má být přenos upraven. A také si upravte seznam zaměstnanců, kterým chcete přenos měnit.

Klepněte na tlačítko Operace a z nabídky vyberte Hromadně zadat přenos a fond.

V otevřeném okně, do žlutě zabarveného sloupce Přenos zapište nové hodnoty. Tam kde nebude hodnota žádná, nebude přenos změněn

Hodnotu můžete také z jednoho políčka rozkopírovat pře pravé tlačítko na všechny ostatní.

Jak plánovat směny a výjimky

V připraveném okně pro plánování můžeme začít vkládat směny a výjimky.

Jak vložit směnu do plánu

Do buňky ve sloupci dne v měsíci, v řádku zaměstnance, klepněte pravým tlačítkem myši, zvolte z nabídky vyberte směnu.

Nejrychleji ale směny zaměstnanci můžete doplňovat zaměstnanci následujícími kroky:

1. Klepněte do první buňky, kde bude umístěna směna levým tlačítkem myši.
2. Na klávesnici zmáčkněte klávesu reprezentující ty směny (R – Ranní; O – Odpolední; D – Denní; N – Noční).
3. Pokud máte více směn daného typu, opakujte stisknutí klávesy vícekrát, dokud nebude zobrazena požadovaná směna (Př.: dvě ranní směny označené jako R1 a R2. S prvním stisknutím klávesy R se vloží R1 jedna. Pokud se stiskne hned podruhé, bude vložena směna R2).
4. Pomocí šipek na klávesnici se přesuňte na další den a opakujte zadávání směn pomocí kláves.

Směny je dále možné v nabídce pod pravým tlačítkem myši vyjmout a vložit jinam, kopírovat, nebo smazat.

Jak vložit výjimku do plánu

U vybraného zaměstnance ve zvoleném měsíci vyberte den či více dní (stejně jako při zadávání směn) a do jednoho ze zabarvených polích klepněte pravým tlačítkem myši a zvolte Výjimky.

V otevřeném okně vyberte typ a upřesněte, zdali se jedná o půldenní (zejména u dovolené).

Pokračujte volbou, zdali se mají převzít hodiny dle směny/normy nebo zapíšete hodnotu vlastní. Poté uložte.

V případě, že zvolíte jiná délka výjimky, nezapomeňte zaměstnanci upravit pracovní dobu.

Jak vložit více směn do plánu

Zadávání směn probíhá stejný způsobem, jako ke popsáno výše. Tedy klepnutím do označené buňky pravým tlačítkem myši a výběrem směny. Rozdíl spočívá pouze v označení většího počtu buněk, do kterých se směny zapíše.

Označit buňky můžete následujícími způsoby:

• Klepněte do první buňky levým tlačítkem myši a tlačítko držte. Poté myší táhněte do strany, čímž postupně označujete
• Stiskněte klávesu CTRL a levým tlačítkem myši klepejte do buněk, které mají být označeny.
• Klepněte na název sloupce pro zápis směny každému zaměstnanci v rámci dne.
• Nebo pomocí kontextové nabídky, kterou vyvoláte klepnutím pravým tlačítkem myši na jméno zaměstnance.

Jak zapsat více výjimek do plánu

Pokud potřebujete do jednoho dne zadat výjimek několik, zadejte nejprve první výjimku podle postupu výše.

Poté znovu do buňky s jednou zadanou výjimkou klepněte pravým tlačítkem myši a vyberte opět Výjimky.

Otevřené okno bude jiné. Bude se jednat o seznam již zadaných výjimek, ke kterým lze další přidat, opravit či odebrat.

Jak vytvořit šablonu pro snadné sestavení měsíčního plánu

Sestavovat šablony a pracovat s nimi je možné pouze při zobrazení jedné pracovní skupiny. Pokud je zobrazeno více pracovních skupin, volba tvorby šablon je zašedlá. Nastavení zobrazených zaměstnanců je vhodné formou úseků. Klepněte sem pro zobrazení nápovědy. 

Klepněte na tlačítko Operace a z nabídky vyberte Šablony směn.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plánu)

 

V otevřeném okně si zvolte kolik týdnů má šablona mít (jak dlouhý je turnus směn) a doplňujte směny pomocí kontextové nabídky, kterou vyvoláte klepnutím pravým tlačítkem myši do buňky v řádku zaměstnance.

Nebo je zadávejte rychleji:

1. Klepněte do první buňky, kde bude umístěna směna levým tlačítkem myši.
2. Na klávesnici zmáčkněte klávesu reprezentující ty směny (R – Ranní; O – Odpolední; D – Denní; N – Noční).
3. Pokud máte více směn daného typu, opakujte stisknutí klávesy vícekrát, dokud nebude zobrazena požadovaná směna (Př.: dvě ranní směny označené jako R1 a R2. S prvním stisknutím klávesy R se vloží R1 jedna. Pokud se stiskne hned podruhé, bude vložena směna R2).
4. Pomocí šipek na klávesnici se přesuňte na další den a opakujte zadávání směn pomocí kláves.

Pomocí tlačítka Zkontrolovat šablonu si průběžně kontrolujte, zdali je při tvorbě šablony vše legislativně v pořádku.

Šablonu doporučujeme uložit pro případné další použití. Klepněte na tlačítko Uložit.

V otevřeném okně zadejte název a potvrďte klepnutím na OK.

Šablonu poté rozkopírujte do dlouhodobého plánu. Klepněte na tlačítko Rozkopírovat do plánu.

Zadejte období a zatrhněte, pokud se mají na daném plánu zaměstnanci střídat volbou Rotovat zaměstnance. Potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

Jak převzít směny jiného zaměstnance

Klepněte na jméno zaměstnance, kterému chcete doplnit směny převzetím od jiného zaměstnance, pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolte Převzít směny.

Tato akce, jednomu zaměstnance směny smaže a vloží je jinému. Hodí se především, když jeden zaměstnanec skončil a místo něj nastoupí jiný zaměstnanec. 

V otevřeném okně vyberte zaměstnance, od kterého mají být směny převzaty, a zvolte období. Hotovo? Potvrďte klepnutím na OK.

Jak vyměnit směny mezi zaměstnanci

Klepněte na jméno zaměstnance, kterému chcete vyměnit směny s jiným zaměstnancem, pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolte Převzít směny.

V otevřeném okně zvolte možnost Vyměnit směny, vyberte zaměstnance, se kterým mají být směny vyměněny, a zvolte období. Hotovo? Potvrďte klepnutím na OK.

Jak zkopírovat směny od jiného zaměstnance

Klepněte na jméno zaměstnance, kterému chcete doplnit směny kopií od jiného zaměstnance, pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolte Převzít směny.

V otevřeném okně vyberte zaměstnance, od kterého mají být směny zkopírovány, a zvolte období. Hotovo? Potvrďte klepnutím na OK.

Jak zkontrolovat plán na chyby

V nástroji Měsíční plán klepněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Zkontrolovat plán.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

 

Pokud budou nalezeny chyby, budou zobrazeny v přehledné tabulce. Pro zobrazení chyby v plánu označte řádek a klepněte na tlačítko Zobrazit.

Pokud bude vše v pořádku, bude zobrazena informace o plánu bez chyb.

Jak zveřejnit zaměstnancům rozpis směn

Pokud se zaměstnanci dívají na svůj měsíční plán skrze nástroj Můj Cygnus, automaticky vidí všechny měsíční plány, které pro něj do budoucna vznikají. V CYGNUS však existuje možnost tuto automatiku vypnout a zveřejňovat plán teprve tehdy, je-li z vašeho pohledu hotový.

Jaká jsou třeba nastavení

Pro možnost ručního zveřejnění měsíčního plánu je třeba provést nastavení, ve kterém řeknete, které pracovní skupiny mohou zveřejňovat plán automaticky a které ne.

Jak zveřejnit plán zaměstnancům

Zveřejnění plánu se pak provádí přímo v okně Měsíční plán pomocí operace Zveřejnění plánu.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

V otevřeném se zobrazí seznam zaměstnanců z aktuálního zobrazení v měsíčním plánu s pracovní skupinou, u které je nastaveno ruční zveřejnění.

Nejprve vyberte datum, do kterého jsou směny v pořádku.

Pokračujte zatržení těch zaměstnanců, kterým k danému datu chcete plán zveřejnit. A uložte klepnutím na OK.

Je důležité zmínit, že zveřejnění plánu nemá vliv na plánování. Tj. i zveřejněné plány můžete bez obav editovat.

Jak poznat stav zveřejnění plánu u zaměstnanců

U jmen zaměstnanců, kterým je plán zveřejňován ručně, je zobrazen barevný proužek který signalizuje následující:

• ZELENÝ: Datum do kterého je plán zveřejněn je větší než 14 dní
• ORANŽOVÝ: Datum do kterého je plán zveřejněn, je kratší než 14 dní
• ČERVENÝ: Datum, do které je plán zveřejněn, je dnešní či staršího data

Přesné datum zveřejnění získáte tak, že na chvíli přesunete kurzor myši na jméno zaměstnance. V okamžiku se zobrazí detail s informací o zveřejnění ve třetím řádku.

Jak pozná zaměstnance, že je plán zveřejněn

V Můj Cygnus je v měsíci, kde není plán zveřejněn (ať už celý měsíc, či jeho část), CYGNUS zobrazuje informace o datu, ke kterému jsou plány zveřejněny.

Jak si zazálohovat plán

Klikněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Zálohovat plán.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

 

V otevřeném okně zvolte období, které chcete zálohovat, zapište popis, co je obsahem zálohy, a zatrhněte zaměstnance, které chcete zálohovat.

Hotovo? Proveďte zálohu klepnutím na OK.

Jak obnovit plán ze zálohy

Klikněte na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Obnovit plán ze zálohy.

(KDE? Zaměstnanci – Měsíční plán)

 

V otevřeném okně vyberte zálohu označením (tlačítkem Opravit je možné upravit popis zálohy, pomocí tlačítka Odebrat je možné zálohu odstranit). Ve spodní části zatrhněte zaměstnance, které chcete obnovit. Klepněte na tlačítko OK.

Potvrďte operaci klepnutím na tlačítko Ano (nebo zrušte klepnutím na Ne)