JAK PRACOVAT S DOKUMENTY

Změněno dne Út, 28 Únor, 2023 v 10:44 DOPOLEDNE

Obsah

Jak spravovat dokumenty

Pokud potřebujete zaměstnancům nasdílet vybrané dokumentu, můžete využít nástroj Dokumenty.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty)

Nástroj umožňuje:

  • nahrát libovolný dokument
  • vyžádat u dokumentu potvrzení o přečtení
  • sledovat, kdo si dokument zobrazil a kdo zobrazení a přečtení i potvrdil
  • vytvářet složky, do kterých se dokumenty zařazují
  • vyhledávat ve vytvořených složkách a nahraných dokumentech

Jak vložit nový dokument

Nový dokument vložte do podsekce Dokumenty použitím tlačítka Přidat (zelené plus).

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty – Dokumenty)


V otevřeném okně nejprve nahrajte dokument pomocí zeleného tlačítko Přidat.

Dokument vyberte z otevřeného průzkumníku Windows a klepněte na Otevřít.

Název dokumentu se předepíše podle názvu souboru. Volitelně jej upravte.

Nakonec zvolte složku, do které se dokument nahraje z nabídky.

Nenabízí se vám žádná složka? Důvody mohou být dva, buď nemáte právo vkládat dokumenty do žádných složek, nebo nemáte žádnou složku zatím vytvořenou.
Obě situace snadno vyřešíte s pomocí nápověd na nastavení složek a oprávněních na ně, kterou najdete ZDE

Pokud potřebujete, aby uživatelé, kteří mají do složky přístup, potvrdit přečtení dokumentu, zatrhněte volbu Vyžádat potvrzení o přečtení.


Hotovo, uložte klepnutím na tlačítko OK.

Dokument je nyní zobrazen v seznamu dokumentů. Mohou si ho zobrazit uživatelé s právem na složku, ve které je dokument vložený. 


Jak odebrat vložený dokument

Pokud je z nějakého důvodu potřeba dokument odstranit, provedete to opět v podsekci Dokumenty

Pozor, po odstranění nebude možné dokument zobrazit ani obnovit!

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty – Dokumenty)



V zobrazené sekci označte dokument a použijte tlačítko Odebrat.


Je tlačítko k odebrání šedé? V tom případě je dokument uložen ve složce, kterou nemůžete spravovat. Oprávnění změňte nebo se obraťte na kolegu, který právo na správu dané složky má. Návod k nastavení práv k jednotlivým složkám najděte v TÉTO KAPITOLE

Potvrďte smazání klepnutím na OK.

Jak zkontrolovat, zda byl dokument přečten

Abyste si zobrazili, kdo si dokument zobrazil a kdo přečtení potvrdil, klikněte na tlačítko se zeleným zatržítkem - Zobrazit informace o přečtení. 

V otevřeném okně je zobrazeno, kdy uživatel zprávu přečetl a kdy potvrdil její přečtení. 


Pokud chcete přidat další uživatele, kteří si mají dokument přečíst a přečtení potvrdit, klikněte na tlačítko Vyžádat potvrzení o přečtení od dalších uživatelů. 

Nově uživatele zatrhnete a potvrďte klepnutím na OK.

Pokud budete chtít seznam uživatelů vytisknout, klikněte na tlačítko Tisknout hned pod seznamem.

Jak vyhledávat ve složkách a nahraných dokumentech

V otevřeném okně se seznamem složek klikněte do vyhledávacího pole a zadejte název vyhledávaného dokumentu. Program projde všechny složky a zobrazí shodu s vyhledávaným textem napříč všemi složkami.

Jak spravovat složky dokumentů

Složky dokumentů a práva na ně může spravovat pouze uživatel s právem správy složek. Podrobnosti najdete v nápovědě ZDE.

Správa složek a změna v oprávnění na jednotlivé složky se provádí v okně, které lze vyvolat při vkládání nového dokumentu.

Přidejte nový dokument použitím tlačítka Přidat.

V otevřeném okně, v řádku výběru složek, klepněte na tlačítko Opravit.

Otevře se seznam složek. Kliknutím na tlačítko Opravit. 



Jednotlivým uživatelům přidejte práva na čtení. Pokud chcete některým uživatelům dát právo na úpravu přístupů k této složce, přidejte zatržítko také ve sloupci Správce. 


Jak vytvořit novou složku

V otevřeném okně se seznamem složek klilkněte na tlačítko Přidat.

Klikněte na tlačítko s tužkou. 

Otevře se seznam složek. Novou složku přidáte kliknutím na zelené plus.

V otevřeném okně nejprve uveďte název a vyberte barvu pro lepší rozlišení.

V seznamu uživatelů nastavte práva:

  • Čtení – umožňuje dokumenty pouze číst
  • Správce – umožňuje složku upravovat, měnit její nastavení a vkládat do ní dokumenty.

Hotovo? Uložte kliknutím na OK.

Jak upravit název, barvu či práva zaměstnanců

V otevřeném okně se seznamem složek klilkněte na tlačítko Přidat.

Klikněte na tlačítko s tužkou. 

V otevřeném okně se seznamem složek poklepejte dvakrát na řádek se složkou, kterou chcete upravit (nebo označte a klepněte na Opravit)



V otevřeném okně můžete upravit název, barvu a  práva jednotlivých uživatelů.

Hotovo? Uložte kliknutím na OK.

Jak odebrat nepotřebnou složku

V otevřeném okně se seznamem složek klikněte na tlačítko Přidat.


Klikněte na tlačítko s tužkou. 


K odstranění nejprve označte klepnutím složku a klepněte na tlačítko Odebrat.

Při mazání složky dojde k vymazání všech dokumentů, které složka obsahuje. Potvrďte jen tehdy, pokud jste si jisti, že chcete složku smazat. 







Byl tento článek užitečný?

To je skvělé!

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Je ním líto, že jsme vám nepomohli

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Dejte nám vědět, jak můžeme tento článek vylepšit!

Vyberte alespoň jeden důvod
Je požadována verifikace pomocí CAPTCHA.

Zpětná vazba odeslána

Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit