Obsah

• Jak spravovat dokumenty
  • Jak vložit nový dokument
  • Jak odebrat vložený dokument
  • Jak zkontrolovat, zda byl dokument přečten
  • Jak vyhledávat ve složkách a nahraných dokumentech

Jak spravovat dokumenty

Pokud potřebujete zaměstnancům nasdílet vybrané dokumentu, můžete využít nástroj Dokumenty.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty)

Nástroj umožňuje:

• nahrát libovolný dokument
• vyžádat u dokumentu potvrzení o přečtení
• sledovat, kdo si dokument zobrazil a kdo zobrazení a přečtení i potvrdil
• vytvářet složky, do kterých se dokumenty zařazují
• vyhledávat ve vytvořených složkách a nahraných dokumentech

Jak vložit nový dokument

Nový dokument vložte do podsekce Dokumenty použitím tlačítka Přidat (zelené plus).

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty – Dokumenty)

V otevřeném okně nejprve nahrajte dokument pomocí zeleného tlačítko Přidat.

Název dokumentu se předepíše podle názvu souboru. Volitelně jej upravte.

Nakonec zvolte složku, do které se dokument nahraje z nabídky.

Nenabízí se vám žádná složka? Důvody mohou být dva, buď nemáte právo vkládat dokumenty do žádných složek, nebo nemáte žádnou složku zatím vytvořenou.
Obě situace snadno vyřešíte s pomocí nápověd na nastavení složek a oprávněních na ně, kterou najdete ZDE. 

Pokud potřebujete, aby uživatelé, kteří mají do složky přístup, potvrdit přečtení dokumentu, zatrhněte volbu Vyžádat potvrzení o přečtení.

Hotovo, uložte klepnutím na tlačítko OK.

Dokument je nyní zobrazen v seznamu dokumentů. Mohou si ho zobrazit uživatelé s právem na složku, ve které je dokument vložený. 

Jak odebrat vložený dokument

Pokud je z nějakého důvodu potřeba dokument odstranit, provedete to opět v podsekci Dokumenty. 

Pozor, po odstranění nebude možné dokument zobrazit ani obnovit!

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty – Dokumenty)

V zobrazené sekci označte dokument a použijte tlačítko Odebrat.

Je tlačítko k odebrání šedé? V tom případě je dokument uložen ve složce, kterou nemůžete spravovat. Oprávnění změňte nebo se obraťte na kolegu, který právo na správu dané složky má. Návod k nastavení práv k jednotlivým složkám najděte v TÉTO KAPITOLE. 

Potvrďte smazání klepnutím na OK.

Jak zkontrolovat, zda byl dokument přečten

Abyste si zobrazili, kdo si dokument zobrazil a kdo přečtení potvrdil, klikněte na tlačítko se zeleným zatržítkem - Zobrazit informace o přečtení. 

V otevřeném okně je zobrazeno, kdy uživatel zprávu přečetl a kdy potvrdil její přečtení. 

Pokud chcete přidat další uživatele, kteří si mají dokument přečíst a přečtení potvrdit, klikněte na tlačítko Vyžádat potvrzení o přečtení od dalších uživatelů. 

Nově uživatele zatrhnete a potvrďte klepnutím na OK.

Pokud budete chtít seznam uživatelů vytisknout, klikněte na tlačítko Tisknout hned pod seznamem.

Jak vyhledávat ve složkách a nahraných dokumentech

V otevřeném okně se seznamem složek klikněte do vyhledávacího pole a zadejte název vyhledávaného dokumentu. Program projde všechny složky a zobrazí shodu s vyhledávaným textem napříč všemi složkami.